آموزش نحوه تخلیه اطلاعات از دستگاه حضور و غیاب

آمورش نحوه تخلیه اطلاعات از دستگاه حضور و غیاب یکی از مواردی می‌باشد که برای دارندگان دستگاه حضور و غیاب الزامی می‌باشد. دستگاه‌های حضور و غیاب وظیفه ثبت ورود و خروج و ساعات کاری کارمندان یک سازمان را برعهده دارد و می‌تواند این کار را به‌ صورت کاملاً دقیق و حساب شده‌ انجام دهند. دستگاه‌ حضور و غیاب در انواع مدل‌های مختلف تولید و در بازار عرضه می‌شوند.

چگونگی تخلیه اطلاعات از دستگاه حضور و غیاب

همان‌طور که گفتیم دستگاه‌های حضور و غیاب به علت ویژگی‌های منحصربه‌فرد خود تاکنون مورد توجه بسیاری از سازمان‌ها و ادارات قرار گرفته است. از جمله این ویژگی‌ها می‌توان به دقیق بودن، امنیت در بحث تخلیه اطلاعات حضور و غیاب، افزایش دقت در زمینه حسابداری، اختلال کم و ارسال پیام متنی اشاره کرد. اما قبل از آنکه به سراغ آموزش کار با دستگاه حضور و غیاب و نحوه تخلیه اطلاعات از دستگاه حضور و غیاب بپردازیم، بیاید ابتدا درباره ویژگی‌های این وسیله و انواع آن صحبت کنیم.

• دقیق بودن: یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های این دستگاه‌ها که کاملاً مشهود می‌باشد، دقیق بودن آن‌ها است. دقت دستگاه حضور و غیاب بسیار بالا است و در نتیجه با میزان خطای حداقل می‌تواند اطلاعات هر فرد را پردازش و ثبت کند. به همین ترتیب به‌عنوان یک تکنولوژی کامپیوتری می‌توان از عملکرد آن‌ها اطمینان کامل حاصل کرد.
• امنیت در بحث تخلیه اطلاعات حضور و غیاب: یکی دیگر از مهم‌ترین ویژگی‌های این دستگاه‌ها امنیت آن‌ها می‌باشد. با وجود این‌که مدل‌های مختلفی از دستگاه‌های حضور و غیاب در بازار موجود می‌باشند، ولی می‌توان امنیت هر یک از آن‌ها را نسبتاً بالا دانست. در نتیجه می‌توان از بابت حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه افراد به آن اعتماد داشت.
• افزایش دقت در زمینه حسابداری و حسابرسی: از دیگر ویژگی‌های منحصربه‌فرد این دستگاه‌ها می‌توان به پردازش و احتساب خودکار میزان حقوق و اضافه‌کار کارمندان اشاره کرد. این دستگاه‌ها با ساختار و برنامه‌نویسی دقیق خود می‌توانند میزان ساعت کاری هر فرد را حساب کند. باتوجه به ساعات غیبت و یا اضافه‌کار هر فرد،این دستگاه میزان حقوق ماهانه او را برآورد کرده و در اختیار مدیران قرار می دهد. در نتیجه دستگاه‌های حضور و غیاب توانستند دقت در زمینه حسابداری و حسابرسی هر سازمان را تا حد بسیار زیادی افزایش دهند.
• ارسال پیام متنی: همچنین برخی از مدل‌های این دستگاه‌ها توانایی ارسال پیام متنی به هر کارمند بر اساس وظایف و میزان کارکرد ماهانه او را دارند. و می‌توانند امور و مسائل مختلفی را به صورت خودکار به هر کارمند گزارش دهند.
• اختلال بسیار کم: از دیگر ویژگی‌های دستگاه‌های حضور و غیاب می‌توان به اختلال بسیار کم آن‌ها اشاره کرد. در این دستگاه‌ها به‌ندرت اختلال عملکردی پیش می‌آید.  می‌توان دستگاه‌ها را در زمینه کاهش میزان تقلب و خطا توسط کارمندان بسیار مؤثر دانست. زیرا اطلاعات ثبت شده کاملاً واقعی می‌باشد و امکان خطا و تقلب به حداقل می‌رسد.

انواع دستگاه‌ های حضور و غیاب

دستگاه‌های حضور و غیاب، انواع مختلفی دارند و هر کدام به روش خاص خود، کار می‌کنند. از جمله انواع دستگاه‌های حضور و غیاب می‌توان به دستگاه حضور و غیاب کارتی، اثر انگشتی، تشخیص چهره و عنبیه چشم اشاره کرد. در ادامه شما را با هر کدام از این دستگاه‌ها آشنا خواهیم کرد.

دستگاه حضور و غیاب کارتی

اولین و ساده‌ترین نوع، دستگاه حضور و غیاب کارتی می‌باشد. این دستگاه‌ها همان‌طور که از نامشان پیداست با کارت‌های مخصوصی که به هر فرد طبق مشخصات او داده می‌شود کار می‌کنند. در هر یک از این کارت ها،اطلاعات و دیتا‌های مربوط به هر کارمند ثبت می‌شود و سپس در اختیار او قرار داده می‌شود. کارمند باید در هنگام ورود و خروج با قرار دادن کارت بر روی بخش مخصوصی از دستگاه ساعات امور خود را ثبت کرده تا در دستگاه پردازش و ذخیره شود. این دستگاه‌ها همچنان مورد استفاده تعداد زیادی از سازمان‌ها و ادارات قرار می‌گیرند. ولی باید به این نکته توجه داشته که در دستگاه‌های کارتی امکان بروز تقلب و خطا وجود دارد. زیرا هر فرد می‌تواند کارت خود را در اختیار فرد دیگری قرار داده تا ساعات ورود و خروجش او را برایش ثبت کند.

ولی به‌طورکلی دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی نیز از دقت بالایی برخوردار بوده و می‌توانند به‌خودی‌خود با کمترین میزان خطا اطلاعات هر فرد را ثبت کنند.

دستگاه‌ حضور و غیاب اثر انگشت

نوع پیشرفته‌تر این دستگاه‌ها، دستگاه‌های حضور و غیاب اثر انگشت می‌باشد. بر اساس نام نیز می‌توان فهمید که اساس کار این دستگاه‌ها باتوجه‌به اثر انگشت افراد می‌باشد. باتوجه‌به ثبت اثر انگشت هر کارمند در ادارات، این اثر انگشت‌های منحصربه‌فرد در اختیار دستگاه قرار می‌گیرد. به‌صورت دقیق آنالیز و سازماندهی می‌شوند. در نتیجه افراد با قراردادن انگشت خود بر روی بخش مشخصی از دستگاه، می‌توانند ساعات ورود و خروج خودرو‌ها به‌راحتی ثبت کنند. باتوجه‌به نوع عملکرد این دستگاه‌ها، می‌توانید متوجه خطای بسیار پایین‌تر از آن‌ها به نسبت دستگاه‌های کارتی بشوید. دستگاه‌های حضور و غیاب اثر انگشتی به‌تازگی بسیار بیشتر از نوع کارتی موردتوجه قرار گرفته‌اند و در حال جایگزینی با آن‌ها هستند. با وجود این دستگاه‌ها، احتمال خطا بسیار پایین‌تر آمده و هر فرد می‌تواند اطلاعات مختص به خود را ثبت کند.

دستگاه‌ حضور و غیاب تشخیص چهره

بعد از نوع کارتی و اثر انگشتی، دستگاه پیشرفته‌تری ساخته شد که با آنالیز و پردازش چهره اطلاعات هر فرد را ثبت می‌کند. این مدل دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره می‌باشد از دقت بسیار بالاتری برخوردار است. هرچند که به علت هزینه‌های نسبتاً بالاتر، این دستگاه‌ها مورد استفاده عموم ادارات و سازمان‌ها قرار نگرفته‌اند. معمولاً برای انجام این امور از دستگاه‌های کارتی و اثر انگشتی استفاده بیشتری شده است. ولی باید به این نکته مهم توجه کنیم که دستگاه‌های حضور و غیاب چهره باتوجه به نوع خاص عملکرد خود، از دقت و امنیت بسیار بالایی برخوردار است. سازمان‌های مختلف باتوجه‌به نیاز و میزان امنیت مدنظر خود، می‌توانند از این دستگاه‌ها برای ثبت اطلاعات ورود و خروج افراد نیز استفاده کنند.

دستگاه حضور و غیاب تشخیص عنبیه چشم

پیشرفته‌ترین و جدیدترین مدل این دستگاه‌ها،دستگاه حضور و غیاب تشخیص عنبیه چشم دانست. این دستگاه‌ها با تشخیص و آنالیز عنبیه چشم هر فرد آن را شناخته و اطلاعات مربوط به او را به‌صورت کاملاً دقیق پردازش و ثبت می‌کنند. با وجود تکنولوژی بسیار پیشرفته و دقت بسیار بالای این مدل، این دستگاه معمولاً برای استفاده در سازمان‌هایی که امنیت اولویت اول آن‌هاست مورداستفاده قرار می‌گیرد. در صورت تمایل می‌توانید هر یک از انواع دستگاه‌های حضور و غیاب موجود را با مناسب‌ترین قیمت از فروشگاه خریداری کنید.

حال که با انواع دستگاه ثبت کارکرد کارمندان و ویژگی‌های آن‌ها آشنا شدید، به سراغ اصل مطلب یعنی نحوه خروجی گرفتن و تخلیه اطلاعات از دستگاه حضور و غیاب می‌پردازیم.

تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب به وسیله کامپیوتر

یکی از روش‌های تخلیه اطلاعات از دستگاه‌ حضور و غیاب، استخراج به‌وسیله کامپیوتر است. این دستگاه‌ها به دو روش می‌توانند به کامپیوتر متصل شوند.

اتصال مستقیم دستگاه حضور و غیاب از طریق پورت به سیستم‌ عامل

یکی از روش‌ها، اتصال مستقیم پورت دستگاه حضور و غیاب به سیستم‌عامل است. با برقراری این اتصال، دستگاه به طور کامل به سیستم وصل شده و می‌توانید اطلاعات مدنظر را از آن استخراج نمایید. به این منظور پورت‌های سریال RST32 یا RS485 محبوبیت زیادی داشته و برای این کار مورداستفاده قرار می‌گیرند. اتصال مستقیم دستگاه به کامپیوتر به‌سادگی انجام می‌شود.

اتصال به‌وسیله یک شبکه مخصوص

همچنین علاوه بر اتصال مستقیم از طریق پورت، می‌توانید این اتصال را به‌وسیله یک شبکه مخصوص برقرار کنید. به این منظور باید نرم‌افزار مخصوص دستگاه حضور و غیاب شما بر روی کامپیوتر نصب باشد. در نتیجه از آن طریق برنامه را به شبکه وصل کنید. به این منظور نرم‌افزار مخصوص و دستگاه هر دو به یک شبکه بی‌سیم یا وای‌فای متصل می‌شوند. با برقراری این ارتباط، می‌توانید از طریق برنامه حضور و غیاب مخصوص دستگاه به‌وسیله سیستم به تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب خود بپردازید. هر دو روش برای اتصال به کامپیوتر امکان‌پذیر بوده و در صورت تمایل می‌توانید هرکدام از آن‌ها را امتحان کنید.

تخلیه اطلاعات به وسیله فلش مموری

روش دوم  روشی راحت‌تر به‌حساب می‌آید. تخلیه اطلاعات به‌وسیله فلش مموری می‌باشد. به این منظور شما با اتصال فلش مموری به دستگاه خود و انتقال اطلاعات، می‌توانید اطلاعات ذخیره شده را در اختیار داشته باشید. برای انجام این کار ابتدا شما به یک فلش مموری با فرمت FAT32 نیاز دارید. لازم به ذکر است در صورت نیاز، می‌توانید در کامپیوتر با مراجعه به بخش اطلاعات جانبی فلش خود در بخش propertise فرمت آن را مشاهده کنید. همچنین باید در نظر داشته باشید که این روش فقط برای دستگاه‌هایی که از حافظه جانبی برخوردار می‌باشند قابل‌اجرا است. در غیر این صورت شما باید از طریق روش‌های اتصال مستقیم و بی‌سیم اقدام به تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب خود نمایید.

در نتیجه با این روش می‌توانید به‌راحتی دیتا‌های مربوطه را از دستگاه حضور و غیاب خود به فلش مموری انتقال داده و مورداستفاده خود قرار دهید. فایلی که از طریق دستگاه حضور و غیاب بر روی فلش مموری ایجاد می‌شود قابلیت شناسایی از طریق سیستم‌عامل‌های مختلف را ندارد. در نتیجه به‌صورت کاملاً امنیتی در اختیار شما قرار می‌گیرد. بر این‌ اساس شما فقط از طریق نرم‌افزار مخصوص دستگاه حضور و غیاب خود می‌توانید این فایل را پردازش و مشاهده کنید. در نتیجه، امنیت اطلاعات ذخیره شده بر روی فلش، کاملاً محفوظ می‌ماند. تا قبل از اتصال به برنامه مخصوص، از آن سو استفاده‌ای نخواهد شد.

با وجود این دو روش شما می‌توانید برحسب نیاز خود یکی از آن‌ها را به کار بگیرید. از طریق آن به تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب خود بپردازید. ولی درصورتی‌که دستگاه شما دارای حافظه جانبی می‌باشد، ما روش تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب به‌وسیله فلش مموری را به شما پیشنهاد می‌دهیم. زیرا روشی آسان‌تر بوده و درعین‌حال از امنیت بالاتری برخوردار می‌باشد.

نتیجه‌گیری

در این مقاله به بررسی ویژگی‌های دستگاه‌های حضور و غیاب، انواع آن‌ها و آموزش روش‌های تخلیه اطلاعات از دستگاه‌ حضور و غیاب پرداختیم. در صورت تمایل می‌توانید هر یک از انواع دستگاه‌های حضور و غیاب را با مناسب‌ترین قیمت به‌صورت کاملاً اورجینال همراه با ضمانت‌نامه معتبر از فروشگاه خریداری کنید. همچنین اگر از کاربران این دستگاه‌ها هستید، می‌توانید باتوجه به روش‌های ذکر شده، گزارش گیری را به‌راحتی انجام دهید.