زندگی درگذشته را ترک کنید!

سیستم حضور و غیاب اداری

دستگاه حضور و غیاب برای ردیابی و نظارت بر زمان شروع و توقف کارمندان استفاده می‌شود. سیستم حضور و غیاب، یک کارفرما را قادر می‌سازد تا ساعت کار و تأخیر ورود، خروج زودهنگام، زمان تعطیلات و غیبت کارکنان خود را کنترل کند. همچنین با کاهش هزینه‌های اضافی که غالباً با کارمزد کارمندان ایجاد می‌شود، به کنترل هزینه‌های کار کمک می‌کند و خطای رونویسی، خطای تفسیر و خطای عمدی را برطرف می‌کند. همچنین می‌توان از سیستم‌های TNA برای اطمینان از انطباق با مقررات کار در مورد اثبات حضور استفاده کرد.

حضور غیاب دستی و سیستم‌های حضور و غیاب خودکار کدام‌یک برای کسب‌وکار شما بهترین است؟ شما به عنوان یک کارفرما، در طول روز دائماً چندین کار را انجام می‌دهید؛ بنابراین، آخرین چیزی که نگران آن می‌شوید، اندازه‌گیری وقت و حضور کارمندتان در محل کار است. نظارت بر حضور و غیاب کارمندان برای هرکدام از مشاغل یک ضروری است. اداره یک کسب و کار است. پس بهتر است در راستای بررسی سیستم‌های حضور و غیاب گامی بردارید.

سیستم دستی حضور و غیاب

سیستم حضور و غیاب دستی یک سیستم سنتی است که کارمندان را ملزم به پرکردن دستی برگه‌های حضور و غیاب می‌کند. این موارد معمولاً توسط سازمان‌های تجاری کوچک استفاده می‌شوند. بااین‌حال، به طرز چشمگیری، برخی از مشاغل بزرگ هنوز هم این روش را انجام می‌دهند.

معایب سیستم حضور و غیاب دستی

سیستم‌های حضور و غیاب دستی با فرض درجه بزرگی از اعتماد رابین کارمندان و کارفرمایان کارمی کنند. این مسئله کارمندان را ملزم می‌کند که ساعت‌های خود را به طور دقیق و صادقانه پر کنند. بااین‌حال، در یک تجارت بزرگ‌تر، کنترل این امر دشوار است.

علاوه بر این، مدیران HR یا صاحبان مشاغل هنگام جمع‌آوری جزئیات مربوط به ساعات کار کارمندان و پردازش حقوق و دستمزد بدون خطا، با فشار زیادی مواجه می‌شوند.

مزایای سیستم حضور و غیاب دستی

همان‌طور که گفته شد، استفاده از این روش نظارت بر زمان و حضور کمی منسوخ شده هنوز چند مزیت دارد:

کم‌هزینه بودن

سیستم‌های اندازه‌گیری حضور و غیاب دستی به هیچ سخت‌افزار یا نرم‌افزاری احتیاج ندارند. این نکته باعث صرفه‌جویی اولیه می‌شود. بااین‌حال، به‌عنوان ثبت داده‌ها به‌صورت دستی، می‌توان آنها را به‌راحتی دست‌کاری کرد. کارمندان ممکن است اطلاعات غلطی را برای به دست آوردن دستمزد اضافی ارائه دهند. بنابراین، ممکن است در طولانی‌مدت هزینه بیشتری برای شما داشته باشد.

.

استفاده راحت

تصور این است که استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب دستی آسان‌تر است. در نتیجه ورود و خروج به همان سادگی استفاده از اثر انگشت یا تشخیص چهره است.

مقاوم در برابر قطع برق

در موارد نادر قطع برق، سیستم حضوروغیاب دستی حرف اول را می‌زند. با این حال، اگر از سیستم حضوروغیاب خودکار و متصل به cloud استفاده کنید، پشتیبان‌گیری روزانه این مسئله را دور می‌زند. علی‌رغم وجود چند نکته مثبت در استفاده از سیستم‌های حضوروغیاب دستی، به آنها می‌توانند خلل‌هایی وارد شود.

سیستم حضور و غیاب اداری

در ادامه به بررسی مزایای سیستم حضور و غیابی که امروزه در سازمان‌های بزرگ استفاده می‌شود می‌پردازیم.

مزایای سیستم حضوروغیاب اداری

اکنون‌که مزایای ناچیز و معایب قابل‌توجه سیستم حضوروغیاب دستی را بررسی کردیم، قصد داریم مزایای سیستم حضور و غیاب خودکار را بیان کنیم.

افزایش بهره‌وری با سیستم‌های حضوروغیاب اداری

همان‌طور که گفته شد، اداره مشاغل یا کار در HR به این معنی است که شما دائماً مشغول هستید. بنابراین، نظارت و مدیریت حضوروغیاب به‌صورت دستی می‌تواند وقت‌گیر، طاقت‌فرسا باشد و در نهایت شما را از کارهای فوری‌تر دور کند.

سیستم حضور و غیاب دستی بدان معناست که شما باید همه این کارها را به‌تنهایی انجام دهید:

• ایجاد برنامه‌ها
• مرخصی و اضافه‌کار کارمندان را مجاز کنید
• حقوق و دستمزد را به‌صورت دستی ایجاد کنید

یک سیستم خودکار همه کارها را برای شما انجام می‌دهد. با این کار وقت اداری ارزشمندی برای کسب و کار آزاد می‌شود و به شما امکان می‌دهد تمرکز خود را به سمت سایر موارد ببرید. همچنین گزارش بی‌درنگ به شما مفیدی می‌دهد و خطاها را از بین می‌برد.

سیستم‌های حضور و غیاب خودکار می‌توانند گزارش‌ها و بینش‌های ارزشمندی را در زمان واقعی به شما ارائه دهند. با این حال، این سناریوی بزرگ که درآن هر لحظه حرکت کارمندان را تماشا می‌کنید بسیار دور از دسترس است.  این به‌راحتی به شما امکان می‌دهد بهره‌وری، زمان و حضور را مرور کرده و دریچه ارزشمندی را برای گردشکار شرکت خود جمع کنید.

.

سیستم‌های حضوروغیاب خودکار به شما امکان می‌دهد بهترین روش متزلزل کردن بازده کارمندان خود را تجزیه‌ و تحلیل کنید. از افت حداقل بهره‌وری اطمینان حاصل کنید. علاوه بر این، اگر تصمیم دارید یک سیستم زمانی حضور و غیاب و یکپارچه‌سازی حقوق و دستمزد را تنظیم کنید، با این سیستم تغییرات یا ورودی‌هایی را برای پردازش حقوق و دستمزد در زمان واقعی ایجاد کنید، به عنوان مثال تصحیح ساعت ‌اشتباه از کارمند کمک می‌کند تا خطاهای انسانی رفع شود.

ایجاد فضای ذخیره سازی مبتنی بر ابر سیستم بایگانی متمرکز

با این سیستم شما همه چیز را در فضای ابری ذخیره می‌کنید. در نتیجه، اگر نیاز به بررسی چیزی دارید، می‌توانید مستقیماً وارد ابر شوید و رکوردها را جستجو کنید. علاوه بر این، نظارت بر حضور و غیاب خودکار به کارمندان این امکان را می‌دهد تا برنامه، ساعت کار، نیاز به مرخصی و جزئیات پرداخت خود را به‌سرعت و به‌راحتی بررسی کنند.

بهبود امنیت کارمند و دفتر شما

حضور و غیاب خودکار به شما امکان می‌دهد ویژگی‌های امنیتی غیرقابل‌دسترسی با سیستم حضوروغیاب دستی را اضافه کنید. سوابق حضوروغیاب منحصربه‌فرد کارمندان در پشت کد منحصربه‌فرد چهاررقمی آنها محافظت می‌شود. بااین‌حال، اگر می‌خواهید امنیت داده‌های کارمندان را با جدیت بیشتری رعایت کنید، می‌توانید از فناوری حضور و غیاب بیومتریک نیز استفاده کنید.

فناوری تشخیص چهره و اسکن اثر انگشت نه‌تنها محافظت اطلاعات کارمندان را تأمین می‌کند بلکه از ورود افراد غیرمجاز به محل کار شما جلوگیری می‌کند. اگر تصمیم دارید از راه‌حل حضور و غیاب بیومتریک استفاده کنید، قبل از انجام این کار با قوانین ساعت بیومتریک آشنا شوید. در حالی که موضوع قوانین است، سیستم‌های خودکار تضمین می‌کنند که تجارت شما با قوانین کار و اضافه‌کار مطابقت دارد. نتیجه سوابق نادرست نه‌تنها می‌تواند هزینه‌های بی‌مورد زیادی را برای سازمان شما در پرداخت‌های اضافه کاری به بار می‌آورد. بلکه می‌تواند منجر به دفاع قانونی و جریمه‌های سنگین شود.

در نتیجه، در نبرد بین این دوسیستم تنها یک برنده وجود دارد و آن هم سیستم حضور و غیاب اداری و خودکار است.