نحوه تنظیم ساعت و تاریخ دستگاه حضور و غیاب
فهرست مطالب
با تغییر ساعت دستگاه حضور و غیاب، امکان آشفتگی در ثبت ورود و خروج کارکنان وجود دارد! بنابراین برای اینکه ساعت تردد کارمندان به درستی محاسبه شود تا در واریز دستمزد ماهانه آن‌ها مشکلی رخ ندهد، با نحوه تنظیم ساعت و تاریخ دستگاه حضور و غیاب آشنا شوید. به عنوان مثال، شرکت‌های بازرگانی که به نظم در ورود و خروج کارکنان خود اهمیت زیادی می‌دهند بر روی درست کار کردن دستگاه‌های حضور و غیاب تاکید فراوانی دارند؛ زیرا تأمین کالا و تحویل به موقع برای آن‌ها در اولویت است وهر تأخیر کوچک می‌تواند به مشکلات بزرگی منجر شود.
بنابراین، تنظیمات ساعت دستگاه حضور و غیاب برای ثبت ورود و خروج صحیح کارمندان مهم است تا اطمینان حاصل شود که تمام فعالیت‌ها در چارچوب زمانی مشخص انجام می‌گردد. در ادامه این مقاله از اینصب، به مشکلات رایج و قابل حل دستگاه تردد در شرکت‌ها اشاره خواهیم کرد.
مقاله پیشنهادی: آموزش نحوه تخلیه اطلاعات از دستگاه حضور و غیاب
روش‌های تنظیم ساعت و تاریخ دستگاه حضور و غیاب
تنظیم نبودن ساعت و تاریخ دستگاه حضور و غیاب باعث ثبت نشدن تردد کارکنان می‌شود که در نتیجه ممکن است ضرر و زیان‌های زیادی به کارفرما و کارمندان وارد کند. از آنجایی که شرکت‌های بزرگ به عملکرد کارکنان خود توجه دارند تا تداخلی در فرآیند فروش خدمات یا محصولاتشان به وجود نیاید، تنظیم ساعت و تاریخ دستگاه حضور و غیاب جزو مهم‌ترین اقداماتی است که باید از همان ابتدا انجام شود.
تمام دستگاه‌های ثبت تردد ایرانی و وارداتی به دو روش دستی و اتوماتیک قابل تنظیم هستند. در ادامه برای آشنایی بیشتر، درباره هرکدام از این روش‌ها به صورت مفصل توضیحاتی ارائه خواهیم داد.
1- تنظیم ساعت دستگاه حضور و غیاب به روش دستی
اگر از دستگاه‌های حضور و غیاب قدیمی‌تر استفاده می‌کنید، باید به سراغ روش دستی بروید تا هنگامی که تاریخ و ساعت کشور تغییر می‌کند، قبل از ورود کارمندان آن را اصطلاح کنید. به این منظور ابتدا وارد بخش Setting شوید و سپس در بخش Date and Time تاریخ، دقیقه و ثانیه دستگاه را تنظیم کنید. اگر این کار را به عنوان ادمین یا اپراتور دستگاه حضور و غیاب، به سرعت انجام ندهید، باید پس از ورود کارمندان وقت بیشتری برای تغییر زمان صرف کنید!
2- تنظیم ساعت دستگاه ثبت تردد به روش اتوماتیک
یکی از راحت‌ترین راه‌های جدید برای انجام تنظیمات ساعت دستگاه حضور و غیاب، روش اتوماتیک است؛ چراکه به صورت خودکار می‌تواند تاریخ و ساعت جدید را پردازش کند. به این منظور ابتدا وارد بخش تنظیمات دستگاه ثبت تردد شوید و روی گزینه Date and Time کلیک کنید.
سپس منتظر بمانید تا با فعال کردن تنظیمات خودکار، اجازه هماهنگ‌‌سازی دستگاه حضور و غیاب با سرور نرم‌افزار صادر شود. گفتنی است انجام این مراحل در بیشتر دستگاه‌های ثبت تردد به صورت یکسان انجام می‌گردد، با این حال برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید با کارشناسان ما در اینصب تماس بگیرید.
مراحل تنظیم ساعت دستگاه حضور و غیاب
تنظیم دستگاه حضور و غیاب برای اطمینان از ثبت دقیق ورود و خروج کارمندان شرکت ضروری است. این فرآیند شامل تنظیم تاریخ، زمان و منطقه زمانی صحیح می‌شود تا از بروز مشکلات مختلف در محاسبه ساعت کاری جلوگیری کند. در ادامه به مراحل نحوه تنظیم ساعت دستگاه حضور و غیاب می‌پردازیم:
1. ورود به منوی تنظیمات
ابتدا وارد منوی تنظیمات دستگاه حضور و غیاب شوید. برای این کار به وارد کردن کد دسترسی یا رمز عبور مدیریت، احتیاج دارید تا از این طریق به بخش تنظیمات سیستم دسترسی پیدا کنید. این مرحله برای محافظت از داده‌های قدیمی انجام می‌شود.
2. تنظیم تاریخ و ساعت دستگاه
پس از ورود به بخش تنظیمات وارد گزینه سیستم(فلش راست (>)) شوید. تاریخ و ساعت دقیق(روز، ماه و سال) را وارد کنید. این اطلاعات می‌تواند از طریق تنظیمات دستی یا از طریق اتصال دستگاه به اینترنت برای دریافت خودکار زمان دقیق انجام شود.
3. انتخاب فرمت 24 ساعته
فرمت‌های مختلفی برای تنظیم دستگاه وجود دارد که یکی از اصلی‌ترین آن‌ها، انتخاب فرمت 24 ساعته است. بعد از انتخاب آن روی گزینه OK کلیک کنید تا به مرحله بعد بروید. در صورتی که بخواهید فرمت را عوض کنید، باید به سطر چهارم بروید و فرمت نمایش تاریخ را روی یک حالت دیگر تنظیم نمایید.
4. انتخاب نوع تقویم
انتخاب نوع تقویم برای تایید نهایی و مشخص کردن ساعت و زمان کاری است. در ایران دستگاه حضور و غیاب روی تقویم حالت شمسی تنظیم می‌شود. پس از انجام تمام مراحل گفته شده، ورود و خروج کارمندان بدون مشکل است.
ذخیره تنظیمات دستگاه
بعد از وارد کردن اطلاعات مربوط به زمان و تاریخ، فرمت 24 ساعته و انتخاب تقویم شمسی، نوبت ذخیره تنظیمات است. اطمینان حاصل کنید که تغییرات به درستی اعمال شده است و دستگاه به‌طور خودکار به زمان تنظیم شده منتقل می‌شود.
مقاله پیشنهادی: آموزش نصب دستگاه حضور و غیاب
مشکلات رایج هنگام تغییر ساعت و راه‌حل آن‌ها
یکی از مشکلات اصلی بعد از خرید دستگاه حضور و غیاب، ذخیره نشدن تنظیمات ساعت و تاریخ پس از اعمال تغییرات است؛ این مشکل اغلب به دلیل محدودیت سطح دسترسی یا قطعی برق هنگام ذخیره‌سازی به وجود می‌آید. البته در برخی مدل‌های دستگاه ثبت تردد، بعد از اینکه ساعت و تاریخ را تنظیم کنید، دستگاه به حالت پیش فرض برمی‌گردد. ممکن است این مشکل به دلیل ضعف باتری داخلی (باتری بکاپ) یا تنظیمات اشتباه رخ دهد!
همچنین گاهی در شرایطی خاص، دستگاه حضور و غیاب هم‌زمان با سرور مرکزی فعال است. بنابراین اگر هر بار ساعت را تغییر دهید، به صورت خودکار زمان دستگاه عوض می‌شود. چندتا از راه‌حل‌های کاربردی و موثر به شرح زیر است:
| توضیحات | عنوان |
| با حساب ادمین یا مدیر، سطح دسترسی را مجدد تنظیم کنید. | تنظیم سطح دسترسی |
| در صورت بازگشت به حالت کارخانه، باتری بکاپ دستگاه را تعویض کنید. | تعویض باتری بکاپ |
| حالت همگام‌سازی خودکار دستگاه ثبت تردد با سرور را غیر فعال کنید. | غیرفعال‌سازی همگام‌سازی |
|
زمانی که دستگاه کمترین تردد را دارد، تغییرات زمانی(روز، ماه و سال) را به‌روز کنید.
|
به‌روزرسانی تاریخ و زمان |
| پس از انجان تغییرات، دستگاه را خاموش و روشن نمایید تا درست شود. | ری‌استارت دستگاه |
همگام‌سازی ساعت دستگاه حضور و غیاب با کامپیوتر
برای ثبت دقیق تردد کارمندان و تخمین میزان ساعتی که به صورت خالص در شرکت فعالیت داشته‌اند، ساعت دستگاه حضور و غیاب را با کامپیوتر همگام‌سازی کنید تا از ثبت گزارش‌های اشتباه جلوگیری شود. البته پیش از اجرای همگام‌سازی دستگاه با سرور سازمان، مطمئن شوید که از طریق پورت‌های ارتباطی مانند LAN، USB یا Wi-Fi به کامپیوتر اتصال پیدا می‌کند.
به این منظور نرم‌افزار مدیریتی مخصوص دستگاه را روی کامپیوتر نصب کنید و به بخش تنظیمات بروید. سپس IP دستگاه و کامپیوتر را در یک رنج شبکه قرار دهید. اگر نتوانستید این مرحله را پشت سر بگذارید، به صورت دستی گزینهTime Sync را از منوی تنظیمات دستگاه حضور و غیاب فعال کنید. در ادامه به مراحل همگام‌سازی ساعت دستگاه با کامپیوتر می‌پردازیم:
تشخیص نوع ارتباط دستگاه ثبت تردد
در گام اول نوع ارتباط دستگاه را تشخیص دهید. از روش‌هایی مثل USB یا Wi-Fi برای اتصال پشتیبانی می‌کند یا خیر. مدل دستگاه حضور و غیاب، تعیین‌کننده نوع روش اتصال و استفاده از ابزارهای لازم است.
اتصال فیزیکی یا شبکه‌ای به کامپیوتر
در صورتی که بخواهید از روش USB استفاده کنید، لازم است برای شناسایی نرم‌افزار ابتدا درایور دستگاه را نصب کنید. اگر هم به سراغ روش LAN بروید، باید برای همگام‌سازی IP دستگاه با IP سیستم، از اتصال کابل شبکه کمک بگیرید.
نصب و راه‌اندازی نرم‌افزار ثبت تردد
در این مرحله به سراغ نصب و راه‌اندازی دستگاه نرم‌افزار مدیریت دستگاه حضور و غیاب بروید. سپس اطلاعات IP یا پورت دستگاه را وارد کنید تا ارتباط با سرور سازمانی برقرار شود.
انجام تنظیمات همگام‌سازی ساعت دستگاه
وارد تنظیمات داخلی نرم‌افزار شوید و گزینه Sync Time یا را انتخاب کنید تا ساعت دستگاه (روز، ماه و سال) با زمان سیستم کامپیوتر یکسان شود. برای انجام اینکار تمام مراحل بالا را یکی پس از دیگری انجام دهید.
ذخیره و تایید تغییرات اعمال شده
بعد از اینکه همگام‌سازی ساعت دستگاه حضور و غیاب را با کامپیوتر انجام دادید، تغییرات اعمال شده را ذخیره کنید. برای اینکه از درست بودن آن اطمینان حاصل کنید، ورود و خروج یکی از کارمندان را مورد بررسی قرار دهید.
مقاله پیشنهادی: آیا در هنگام قطع برق دستگاه حضور و غیاب کار می کند؟
آیا تغییر ساعت دستگاه باعث حذف اطلاعات می‌شود؟
بسیاری از کارفرمایان نگران تغییر ساعت در فروردین و شهریور ماه هستند. در حالی که با تغییر ساعت دستگاه اطلاعات قبلی حذف نمی‌شود؛ زیرا این اطلاعات در حافظه داخلی دستگاه ذخیره شده است و داده‌های مربوط به گذشته را تغییر نمی‌دهد. با این حال اگر تغییر ساعت درست با ورود و خروج کارمندان هم‌زمان شود، امکان پاک شدن با تغییر آن، فقط برای همان لحظه وجود دارد. بنابراین برای اینکه دچار گزارش‌های اشتباه و یا تداخل زمانی نشوید، تنظیم دستگاه ثبت تردد را به زمانی موکول کنید که ورود و خروجی صورت نمی‌گیرد.
سخن پایانی
تغییر ساعت دستگاه حضور و غیاب باعث حذف اطلاعات می‌شود یا خیر؟ بسیاری از شرکت‌های بزرگ به دنبال ثبت دقیق و درست تردد کارکنان خود هستند؛ اما تغییر ساعت دستگاه مدیریتی حضور و غیاب باعث حذف داده‌های قدیمی نمی‌شود. با این حال بهتراست برای انجام این کار زمانی که ترددی وجود ندارد را در نظر بگیرید! به این ترتیب برای تنظیم ساعت و تاریخ دستگاه حضور و غیاب به منظور محاسبه دقیق حقوق و فعالیت مفید کارمندان، از روش دستی یا اتوماتیک استفاده کنید. چنانچه سوالی درباره همگام‌سازی ساعت دستگاه با کامپیوتر دارید و به دنبال کسب اطلاعات بیشتر هستید، با کارشناسان اینصب تماس بگیرید.
سوالات متداول
- تنظیم تاریخ و ساعت دستگاه حضور و غیاب در ایران به چه صورت است؟
برای تنظیم تاریخ و ساعت دقیق ورود و خروج کارکنان در دستگاه مدیریتی حضور و غیاب، تقویم شمسی را انتخاب کنید و زبان سرور را روی فارسی قرار دهید.
- نحوه تنظیم ساعت در دستگاه حضور و غیاب به مدل آن بستگی دارد؟
در برخی موارد تنظیم ساعت ورود و خروج افراد در دستگاه ثبت تردد متفاوت است. با این حال همه موارد گفته شده در بخش setting انجام می‌شود.
- با ریست فکتوری تنظیمات دستگاه مدیریتی حضور و غیاب تغییر می‌کند؟
ریست فکتوری تنظیمات دستگاه حضور و غیاب را به حالت کارخانه برمی‌گرداند. بنابراین قبل از انجام اینکار داده‌های قبلی را در سرور سازمانی ذخیره کنید.
مطالب اخیر
دسته بندی محصولات
