در گذشته، بعضی از شرکت‌ها و فروشگاه‌های امروزی، زمان ورود و خروج پرسنل را به صورت دستی ثبت می‌کردند. ثبت زمان ورود و خروج کارمندان به صورت دستی باعث وجود مشکلاتی همچون خطا، در ثبت زمان دقیق و تقلب کردن در ثبت تردد‌ها می‌شد.
با پیشرفت تکنولوژی، دستگاه حضور و غیاب وارد بازار شد و شاید این سوال برای شما پیش آید که مزایای دستگاه حضور و غیاب چیست؟ یا چرا وجود دستگاه حضور و غیاب در یک شرکت و فروشگاه باعث سازماندهی بیشتر آن سازمان می‌شود؟ ما در این مقاله قصد داریم تا شما را با مزایای خرید دستگاه حضور و غیاب آشنا کنیم.
نکات و مزایای دستگاه حضور و غیاب
دستگاه‌های حضور و غیاب دارای انواع مختلفی هستند از جمله؛ دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره، اثرانگشتی، کارتی و رمزی. در دو نوع اول دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره و اثر انگشتی، امکان تقلب به هیچ عنوان وجود ندارد زیرا چهره و اثر انگشت هر شخص منحصر به فرد می‌باشد. از مزایای این دستگاه می توان به موارد زیر اشاره کرد :
1. کنترل دقیق؛ مزایای دستگاه حضور و غیاب
با استفاده از دستگاه حضور و غیاب ، تمامی تردد‌ها و زمان ورود و خروج پرسنل به صورت دقیق ثبت می‌شود و از این رو تمامی پرسنل و کارمندان، سعی و تلاش خود را می‌کنند تا به موقع در محل کار خود حاضر شوند و این عمل باعث ایجاد نظم در مجموعه‌ی شما می‌شود.
در مجموعه‌هایی که از سیستم حضور و غیاب استفاده نمی‌شود، پرسنل در هنگام حضور و خروج به موقعشان سهل انگاری خواهند کرد. برای دیر آمدن خود سرکار و یا ترک زود هنگام محل کار ، دلیل‌هایی برای توجیه کردن می‌آورند که این روند به مرور زمان و در طولانی مدت می‌تواند منجر به وارد شدن خسارات به مجموعه‌ها شود. انگیزه کار کردن و نظم از بین خواهد رفت اما با وجود دستگاه کنترل تردد، حق هیچ کارمندی ضایع نخواهد شد.
2. محاسبه دقیق اضافه کار و کسر کار
ثبت تردد پرسنل توسط سیستم حضور و غیاب بدون کوچکترین خطا و اشتباهی صورت می‌گیرد و حتی 1 دقیقه اضافه کاری قابل محاسبه است. در نتیجه به راحتی از طریق این سیستم می‌توان اضافه کاری و تأخیر در ورود و خروج پرسنل را بدون کوچکترین خطا محاسبه کرد.
3. سهولت در محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل
دستگاه حضور و غیاب دارای 2 نرم افزار رایگان حضور و غیاب و حقوق و دستمزد است. این دو نرم افزار رایگان برای مجموعه‌هایی که دارای پرسنل با شیفت ثابت و اداری هستند مورد استفاده قرار می‌گیرد.
زمانی که پرسنل ورود و خروج خود را از طریق دستگاه ثبت می‌کنند، تمامی اطلاعات و زمان ورود و خروج از دستگاه به نرم افزار انتقال می‌یابد و شما می‌توانید به راحتی حقوق و دستمزد پرسنل خود را در کمترین زمان ممکن محاسبه کنید.
4. نگهداری آرشیو کاملی از ورود و خروج پرسنل
با داشتن دستگاه حضور و غیاب تمامی اطلاعات نرم افزار را می‌توانید در پایگاه داده مرکزی مجموعه‌ی خود ذخیره کنید تا دسترسی سریع‌تری به مدارک و اطلاعات پرسنل خود داشته باشید. این روش نسبت به روش‌های سنتی، سریعتر عمل می‌کند.
همچنین با استفاده از دستگاه حضور و غیاب شما می توانید آرشیو کاملی از زمان تردد پرسنل مجموعه‌ی خود داشته باشید.
5. پیشگیری از خطا؛ مزایای دستگاه حضور و غیاب
درصد خطای انسانی با استفاده از شیوه‌های سنتی و ثبت در داخل دفاتر حضور و غیاب،بسیار زیاد می‌باشد و می‌تواند مشکلات زیادی را به همراه داشته باشد. بزرگ‌ترین ایراد روش‌های قدیمی ضایع شدن دیگر پرسنلی بود که همیشه به موقع می‌آمدند و می‌رفتند.
6. حذف فرایند دستی و کاغذی
شاید استفاده از شیوه‌های دستی و کاغذی برای محیط‌های کاری کوچک و غیر رسمی پاسخ گو باشد، اما این پاسخگویی به معنی ایده آل و بدون خطا بودن این شیوه نمی‌باشد و می‌تواند منجر به تحمیل هزینه‌هایی ناخواسته به مجموعه‌ها شود.
سخن پایانی
با مطالعه این مقاله شما با 6 مزایای دستگاه حضور و غیاب آشنا شدید. با خرید دستگاه حضور و غیاب شما می توانید در زمان محاسبه فیش حقوقی و ثبت تردد پرسنل خود صرفه جویی کنید. همچنین محاسبه دقیق اضافه کاری و جریمه نیز از طریق این دستگاه برای شما امکان پذیر می‌باشد. با خرید دستگاه حضور و غیاب نظم را وارد سازمان و شرکت خود کنید.
با تمامی مزایای گفته شده از سیستم حضور و غیاب، به این نیتیجه رسیدیم که وجود این دستگاه در یک مجموعه باعث کاهش هزینه ها می شود. اگر برای خرید دستگاه حضور و غیاب نیاز به مشاوره و راهنمایی بیشتر دارید می توانید با کارشناسان اینصب در تماس باشید یا سوالات خود را در قسمت ارتباط با کارشناس از طریق واتس اپ بپرسید.
