کنترل تردد کارمندان برای بیشتر مدیران پراهمیت می باشد.با داشتن ساعات ورود و خروج کارمندان،عملکرد آنان بهتر می شود و به موقع در محل کار حضور پیدا می کنند.
کنترل تردد پرسنل
امروزه اکثر ادارات و سازمان‌های دولتی، کارخانجات و شرکت‌های خصوصی و حتی هایپرمارکت‌های بزرگ برای کنترل تردد کارمندان خود به استفاده از دستگاه حضور و غیاب روی آورده‌اند.این دستگاه با ثبت ورود و خروج هر کارمند به‌وسیله‌ی اثر انگشت، چهره یا کارت پرسنلی مخصوص به آن شخص، امکان سرپیچی از قوانین محل کار را به حداقل می‌رساند.
دستگاه حضور و غیاب از یک سیستم فیزیکی و کامپیوتری تشکیل شده است. این دستگاه امکان ثبت تاریخ و ساعت دقیق ورود و خروج کارمندان به محل کارشان را فراهم می کند.
این دستگاه با یک اپلیکیشن حضور و غیاب همراه است که بخش هوشمند آن را تشکیل داده است. وظیفه‌ی این بخش هوشمند ذخیره کردن اطلاعات قبلی و همچنین تبدیل اطلاعات تصویری به اطلاعات رمزنگاری می‌باشد.
عملکرد این دستگاه به چه صورت است؟
دستگاه حضور و غیاب یک سیستم ورودی دارد که اطلاعات از طریق آن به دستگاه داده می‌شوند. این ورودی می‌تواند یک سیستم ورود رمز یا صفحه کلید، یک بخش کارتخوان، یک سیستم اسکن اثر انگشت و یا یک دوربین تشخیص چهره باشد.برای راه اندازی سیستم حضور و غیاب، اطلاعات تک تک کارمندان مانند اسکن اثر انگشت یا تشخیص چهره به دستگاه باید داده شود و در نتیجه سیستم هوشمند دستگاه اطلاعات ورودی را آنالیز می‌کند.
برای مثال اگر در شرکتی از دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی استفاده می شود،هنگامی که کارمند جدیدی به آن شرکت اضافه می شود،بخش منابع انسانی و یا حسابداری اثر انگشت پرسنل را بر روی دستگاه قرار می دهد.
سپس پرسنل هنگام ورود و خروج با قرار دادن اثر انگشت تعریف شده بر روی سنسور دستگاه،ورود و خروج خود را ثبت می کند.
می‌توان گفت که این مکانیزم در همه دستگاه‌های حضور و غیاب یکسان بوده و تنها تفاوت موجود، در نوع ورودی اطلاعات در آن‌ها می‌باشد.
مزایای استفاده از سیستم تردد کارمندان
استفاده از سیستم حضور و غیاب هوشمند مزایای زیادی نسبت به روش‌های قدیمی کنترل تردد، مانند ثبت دفتری ورود و خروج پرسنل دارد . مزایای این سیستم عبارتند از:
– نبود هیچ‌گونه دخالت انسانی در ثبت زمان ورود و خروج.
– ثبت دقیق زمان ورود و خروج کارمندان و گزارش آن به بخش مدیریت.
– امکان اخذ خروجی و نسخه‌ی پشتیبان از سیستم حضور و غیاب برای شرایط بحران.
– مورد تأیید بودن اطلاعات دستگاه برای مراجع قضایی و امنیتی.
– به حداقل رسیدن خطای انسانی و احتمال دست بردن اشخاص در اطلاعات سیستم.
– امکان آنالیز اطلاعات بر اساس دوره‌های زمانی و انتقال آن‌ها به اپلیکیشن‌های ارزشیابی ۳۶۰ درجه پرسنل.
– سهولت نصب و راه اندازی.
در واقع بزرگ‌ترین مزیت این نوع از سیستم حضور و غیاب آن است که عملاً هیچ نیروی انسانی در این فرآیند نقشی نداشته و همه‌ی مراحل توسط یک سیستم هوشمند انجام می‌گیرد. این ویژگی باعث برقراری امنیت در کنترل تردد و ثبت اطلاعات حقیقی می‌شود.
همانطور که گفته شد دستگاه‌های حضور و غیاب انواع مختلفی دارند. مثلا دستگاه‌های رمزی، اثر انگشتی، چشمی، تشخیص چهره و کارتی از جمله‌ی آن‌ها هستند.
در دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی،کارت‌های هوشمند به عنوان کلیدهای الکترونیکی به کار می‌روند. این دستگاه‌ها یک سیستم کارتخوان دارند که اطلاعات کارت تردد و کارت پرسنلی را دریافت کرده و از این طریق فرآیند احراز هویت را انجام می‌دهد. تنها نقطه ضعف این دستگاه نسبت به انواع انگشتی، چشمی و تشخیص چهره این است که اگر کارت پرسنلی یک کارمند در اختیار فرد دیگری مثلاً همکارش قرار بگیرد، امکان تقلب وجود دارد.
برای هر سازمان یا شرکت خصوصی، صرفه‌جویی در هزینه‌ها یک اصل مهم و ضروری است. به‌ویژه با افزایش قیمت‌ها در شرایط اقتصادی کنونی که شرکت‌ها و کارخانجات بسیاری را تحت فشار مالی قرار داده است، این موضوع اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. به‌همین خاطر طبیعی است که مدیران مجموعه‌ها خواستار دستگاه حضور و غیاب ارزان باشند.
البته لازم به ذکر است که نباید به خرید این سیستم به دید یک هزینه نگاه کرد. بلکه خرید یک سیستم حضور و غیاب هوشمند برای کنترل تردد، درواقع یک سرمایه‌گذاری بلند مدت است. با این دید که هزینه‌ی خود را در مدت زمان کوتاهی جبران می‌کند.
عوامل زیادی بر قیمت این محصولات تاثیر دارند. در واقع قیمت این دستگاه از قیمت‌های خود دستگاه، اپلیکیشن حضور و غیاب، هزینه‌ی نصب و راهاندازی و در بعضی موارد گارانتی محصول تشکیل شده‌است. بنابراین توصیه می‌شود اگر درصدد پیدا کردن یک دستگاه حضور و غیاب ارزان هستید، با تامل اقدام کنید. به محض آن که از یک شرکت یا فروشگاه قیمت پایین‌تری گرفتید، اقدام به خرید نکنید. بلکه از فروشنده سوال کنید که قیمت اعلام شده چه مواردی را شامل می‌شود؟ زیرا شرکت‌هایی هم وجود دارند که فقط قیمت پایین محصول خود را به مشتری اعلام می‌دارند. در نتیجه از ذکر دلایلی که باعث ارزان‌تر بودن محصولشان نسبت به محصولات سایر شرکت‌ها می‌شود، امتناع می‌کنند.
همچنین گاهی اوقات پس از اینکه مشتری دستگاه را خریداری کرد فرآیند خرید کاملا به اتمام نمی‌رسد. در این حالت هزینه‌ی اپلیکیشن و هزینه‌ی نصب و راهاندازی، به‌صورت جداگانه از وی دریافت می‌شود. در این حالت معمولاً جمع این هزینه‌ها از قیمت‌های اعلام شده توسط شرکت‌های دیگر هم بیشتر می‌باشد. پس اگر در پی خرید دستگاه حضور و غیاب ارزان هستید، نکات ذکر شده را حتماً در نظر بگیرید.
