تاثیر سیستم حضور و غیاب بر مدیریت سرمایه انسانی

به منظور مدیریت صحیح سرمایه انسانی شرکت‌ها، ثبت ساعت حضور و مدت زمان حضور باید دقیق و درست باشد. به همین خاطر بخش منابع انسانی باید درباره انواع روش‌های بررسی حضور و مدت زمان حضور کارمندان آگاهی داشته باشد. تا در نتیجه بتواند بهترین آن‌ها را برای شرکت انتخاب کند. در حال حاضر شرکت‌های بسیاری در حال به کارگیری دستگاه حضور و غیاب و نرم ‏افزارهای مربوط به آن، برای مدیریت صحیح نیروی کار خود هستند.

دستگاه‌هایی که از بیومترهایی نظیر اثر انگشت، حالت عنبیه و چهره برای شناسایی و ثبت زمان تردد کارمندان استفاده می‌کنند و نرم افزارهای کاربردی که در این فرایند کمک می‌کنند، تاثیر بسیار خوبی بر بهبود مدیریت سرمایه انسانی گذاشته‌اند.

استفاده از سیستم حضور و غیاب فقط به دلیل دقت بالا در شناسایی افراد و امنیت زیاد استفاده نمی‌شوند. بلکه برای تضمین مسئولیت‏‌پذیری کارکنان، بالا بردن بهره‌وری و افزایش سود شرکت، به‌طور گسترده مورد استقبال مدیران شرکت‌ها قرار گرفته‌‌است. البته این استقبال و به‌کارگیری همگانی، دلایلی بیشتر از موارد مذکور دارد که در ادامه به بیان آن می‌پردازیم.

.

دلایل استقبال گسترده شرکت‌ها از سیستم حضور و غیاب

دلایل اصلی که مدیران شرکت‌ها را به استفاده از سیستم حضور و غیاب ترغیب می‌کند را در ادامه یادآور می‌شویم. امکان دسترسی به شبکه‏‌های کامپیوتری و جایگزین شدن آن به‌جای ثبت ورود و خروج دفتری، رمزهای عبور و کارت‏‌های تردد است. پیش‌ از این برای ثبت ساعت تردد مورد استفاده قرار می‌گرفتند.

مدیران مجموعه‌ها با استفاده از این سیستم توانستند به‌راحتی دست پرسنلشان را از کارت زدن به جای یکدیگر و تقلب‌های این چنینی کوتاه کنند. تقلب از مسائلی است که افزایش بهره‏‌وری شرکت‌ها را با مشکل مواجه می‌کند. همین تقلب کارکنان و ثبت حضور و غیاب به جای همکاران است که مدیریت موثر را با اختلال مواجه می‌کند.

شاید از نظر کارمندان این موضوع خیلی مهم به نظر نرسد. ولی جالب است بدانید که بر اساس گزارش پلیس فدرال آمریکا، هزینه‌ی همین تقلب‌های زمانی کارمندان شرکت‌‏های ایالت متحده، معادل ۵۰۰ میلیارد دلار در سال است. با آگاهی بر این موضوع است که به اهمیت وجود سیستم حضور و غیاب بیومتریک پی می‌بریم.

همانطور که می‌دانید مشخصه‌های بیومتریک هر انسانی منحصر به فرد و مختص خود اوست. در نتیجه این نوع از سیستم حضور و غیاب ، شناسایی افراد را بر اساس آنچه که واقعاً هستند انجام می‌دهد نه بر اساس آنچه که می‌دانند یا در دست دارند. از آنجایی که مشخصه‌های بیومتریک مانند کلمه عبور و کارت تردد قابل اشتراک‏ گذاری نیست امکان تقلب کارمندان به صفر می‌رسد.

تاثیرات سیستم حضور و غیاب بیومتریک بر مدیریت نیروی کار

شاید در ابتدا فراهم کردن یک سیستم حضور و غیاب کارآمد، برای شما مدیر گرامی هزینه‌بر باشد. این موضوع را در نظر بگیرید که این سیستم برگشت سرمایه، افزایش بهره‏‌وری پرسنل و افزایش نظم را موجب می‌شود.

موضوع افزایش بهره‌وری موضوع کم اهمیتی نیست و یکی از دلایل اصلی استفاده‌ی گسترده‌ی شرکت‌ها از فناوری بیومتریک، همین موضوع است.

.

سیستم حضور و غیاب بیومتریک، کار بیشتر از زمان برنامه‌‏ریزی شده را کاهش می‌دهد. همچنین اطلاعات کاری دقیقی را در قالب لیست حضور و غیاب ارائه می‏‌دهد. بدین ترتیب با حذف ساعت‌های کاری غیر واقعی، نیروی انسانی شرکت بسیار دقیق‌تر و موثرتر مدیریت می‌شود. در نتیجه بهره‌وری افزایش می‌یابد. پژوهش‌های نشان داده‌اند که با همین روش افزایش بهره‌وری با کاهش میزان تقلب سرمایه‌ها حفظ می‌شوند. میزان سرمایه‌ی حفظ شده در یک سال، سه برابر هزینه‌ی مصرف شده برای خرید دستگاه حضور و غیاب بیومتریک بوده است. به بیان ساده‌تر، سامانه حضور و غیاب در عرض یک سال سه برابر هزینه‌ی خود را به شرکت برگردانده است.

همانطور که پیش‌تر ذکر شد سامانه حضور و غیاب بیومتریک توانست تقلب و دیگر مشکلات ناشی از دقیق نبودن سامانه‌‏های سنتی را حذف کند. با حذف چیزهایی که موجب اتلاف سرمایه‌های شرکت‏‌ها می‏‌شد، برگشت بیشتر سرمایه را میسر می‌کند. نمونه‌های زیادی از شرکت‌های بزرگ در سراسر دنیا وجود دارند که با به‌کار گیری این فناوری فوایدی را به‌دنبال دارد. و اعمال مدیریت بهینه از طریق آن، به هدف برگشت حداکثری سرمایه نایل آمده‌اند.

جلوگیری از ضرر، اولین راهکار افزایش سود است

پدیده‌ی زمان‌دزدی کارکنان شرکت‌ها و کارمندان دولت، سالیانه میلیاردها دلار ضرر مالی به سازمان‌ها وارد می‌کند. بر طبق گزارشات سازمان تجارت ایالت متحده آمریکا دلالت بر اهمیت آن دارد. بر اساس این گزارش زمان‌دزدی کارکنان سالیانه بیش از ۵۰ میلیارد دلار ضرر به شرکت‌‏های این کشور وارد می‌کند. البته این را می‌دانیم که اگر چنین تحقیقاتی در کشور ما انجام شود مسلماً عدد به‌دست آمده بیش از این‌ها خواهد بود.

دوربین‏ های امنیتی، سیستم حضور و غیاب سنتی و دفتری، کارت‌های تردد و یا رمزهای عبور برای مدیریت بهینه سرمایه انسانی نقطه ضعف‌های زیادی دارد. این روش از راه‌های مدیریتی کم بازده محسوب می‌شوند. اما سامانه‌ی بیومتریک با ارائه‏ی ویژگی‏‌های حسابرسی محکم‌تر و پیگیری دقیق افراد از اتلاف سرمایه جلوگیری می‌نماید.

علاوه بر موارد ذکر شده سیستم حضور و غیاب مذکور می‌تواند اطلاعات دقیقی در این باره که هر کارمند دقیقاً چه کاری انجام ‏می‌دهد. همچنین مشخص کند هر کارمند تا چه اندازه کارایی دارد را ارائه کند. این مسئله باعث افزایش روحیه‌ی مسئولیت‏ پذیری و افزایش رعایت اخلاق کاری توسط پرسنل می‌شود. به عنوان نمونه، شرکت مدیریت راهکارهای نیروی کار Gtick در سامانه‏ مدیریت نیروی کار خود بر پایه‌ی‏ ویندوز، از سیستم حضور و غیاب بیومتریک برای مدیریت کارگران معدن استفاده کرد. در نتیجه توانست مسئولیت‏ پذیری کارگران را تا حد زیادی افزایش دهد.

.

صرفه‌جویی در زمان و هزینه

همچنین سامانه حضور و غیاب بیومتریک، زمانی که برای ثبت ساعات تردد بر روی کاغذ تلف می‌‌شد را حفظ می‌کند. در نتیجه از این طریق به افزایش بهره‌‏وری کلی، کمک می‌نماید. یکی از مزیت‌های مهم سیستم حضور و غیاب بیومتریک، هماهنگی آن با قانون کار است. این سامانه‏ ویژگی‌های حسابرسی تمام تبادلات مالی را تضمین می‌کند. این موضوع به تقویت هماهنگی، کاهش اشتباه، و افزایش میزان پس ‏انداز منجر می‌شود. علاوه بر این اطلاعات دریافتی از این سیستم و لیست حضور و غیابی که این دستگاه‌ها ارائه می‌کنند، در مراجع قضایی قابل استناد است.

امروزه جای تعجبی نیست که این سامانه حضور و غیاب، مورد استقبال شرکت‌های جهان قرار گرفته است. به روشنی و با اطمینان می‌توان گفت که خرید دستگاه حضور و غیاب بیومتریک مطمئن‌‏ترین و موثرترین روش است. مخصوصا برای مدیریت بی نقص نیروی انسانی و به حداکثر رساندن بهره‌وری شرکت. جهت خرید دستگاه حضور و غیاب می‌توانید از قسمت تجهیزات اتوماسیون اداری اینصب اقدام نمایید.