سامانه حضور و غیاب و اجزای آن

سامانه حضور و غیاب و اجزا آن یکی از مواردی می باشد که هنگام خرید این دستگاه باید آن را مورد بررسی قرار دهید تا بهترین دستگاه را خریداری کنید.همانطور که می‌دانید سیستم حضور و غیاب از یک دستگاه و یک اپلیکیشن حضور و غیاب تشکیل شده است. در این مقاله قصد داریم به سامانه حضور و غیاب و اجزای آن بپردازیم.

سنسورهای ثبت اثر انگشت

اجزای حیاتی دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی، سنسورها و حسگرها هستند که با توجه به مدل‌هایشان، کاربردهای متفاوتی دارند.

سنسور یا همان حسگر یک نوع مبدل است که انرژی را از گونه‌ای (حرارتی، مکانیکی، رطوبتی و…) به گونه‌ی دیگر (الکتریکی) تبدیل می‌نماید. بعضی از انواع سنسورها در سیستم حضور و غیاب مورد استفاده قرار می‌گیرند. ب

عد از دستگاه حضور و غیاب کارتی که از اولین سری‌های این دستگاه‌ها بود، دستگاه اثر انگشتی تولید و عرضه شد که ورود و خروج کارمندان را از طریق اثر انگشت آن‌ها ثبت می‌کرد. دو نوع سنسور مختلف در این دستگاه به کار رفته است. یکی از آن‌ها سنسور نوری و دیگری سنسور خازنی است.

سنسورهای خازنی در دستگاه‌های اثر انگشتی قدیمی‌تر مورد استفاده قرار می‌گرفت. در این نوع سنسور که حالتی ژله‌ای داشت، برای ثبت اثر انگشت نیاز به مقداری فشار بود. به همین دلیل نسبت به سنسور نوری کمی دشوارتر عمل می‌کرد. از سوی دیگر خط و خش برداشتن سنسور یک مشکل رایج بود که ثبت تردد پرسنل را با مشکل مواجه می‌کرد.

اما این مشکل در سنسورهای نوری که بعد از سنسورهای خازنی به بازار آمدند، کاملاً برطرف شد. سنسورهای نوری یا اپتیکال سطح پوست انگشت را، با تاباندن نور روی آن، شناسایی می‌کند و اینگونه دستگاه حضور و غیاب هویت فرد را تشخیص می‌دهد.

.

عملکرد دستگاه حضور و غیاب کارتی به چه صورت است؟

در این نوع سیستم حضور و غیاب، به هر یک از کارکنان مجموعه،یک کارت تردد اختصاص داده می‌شود و آن‌ها هنگام ورود یا خروج، کارت خود را بر روی بخش کارت‌خوان دستگاه قرار می‌دهند و از این طریق بارکد کارت به وسیله‌ی دستگاه خوانده شده و ساعت ورود یا خروج شخص ثبت می‌گردد. سپس این اطلاعات به منظور محاسبه‌ی حقوق، اضافه‌کاری، مزایا و… کارکنان، به نرم افزار حضور و غیاب وارد شده و بررسی و پردازش می‌شوند.

در گذشته برای برنامه‌ ریزی دستگاه حضور و غیاب کارتی از سیستم عامل DOS استفاده می‌شد. اما نقطه ضعف بزرگ این سیستم عامل، انعطاف بسیار کم آن بود که باعث می‌شد اطلاعات محدودی را در اختیار مدیران مجموعه‌ها قرار دهد. ولی هم اکنون سیستم عامل ویندوز جایگزین این سیستم عامل قدیمی شده است که با انعطاف بالای خود، به هر شرکتی اجازه می‌دهد برنامه مخصوص خود را به آن بدهد و اطلاعات مفید و گسترده‌ای را از آن دریافت کند.

دستگاه حضور و غیاب کارتی

دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی بر اساس نوع عملکرد آن‌ها به چهار گروه تقسیم می‌شوند. در اینجا قصد داریم این چهار نوع را به شما معرفی کنیم.

گروه اول نوع بارکدی است که با کشیدن کارت بارکد روی ریدر ساعت، ساعت ورود یا خروج کارمند در حافظه‌ی دستگاه ثبت می‌گردد.

گروه دوم دستگاه‌هایی هستند که کارت‌های تردد آن‌ها بدون تماس است. یعنی کارمند کارت را با فاصله‌ (حداکثر ۱۰ سانتی متر) در نزدیکی کارتخوان دستگاه نگه می‌دارد و این‌گونه ساعت تردد خود را ثبت می‌نماید.

گروه سوم دستگاه حضور و غیاب با کارت تردد مغناطیسی می‌باشد که در آن‌ها ساعت تردد فرد با کشیدن کارت به کارت‌خوان مغناطیسی، ثبت می‌گردد.

و گروه چهارم دستگاه‌های حضور و غیاب غیر تماسی با تگ هستند. تگ قطعه‌ای به اندازه‌ی جاسوییچی است. که در آن یک مدار بدون تماس قرار دارد و مانند کارت تردد بدون تماس عمل می‌کند. هنگامی که کارمند تگ را در نزدیکی کارت‌خوان دستگاه نگه دارد، ساعت تردد وی در سیستم حضور و غیاب ثبت می‌شود. لازم به ذکر است دوام و مقاومت تگ‌ها، بیشتر از کارت‌های تردد می‌باشد.

معمولاً برای مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها، قیمت دستگاه حضور و غیاب، اولویت اول و مهم‌ترین دغدغه آنان به حساب می‌آید. اما هیچ گاه نباید کیفیت را قربانی قیمت پایین کرد. چرا که در این صورت بعد از مدتی نه چندان طولانی، به پرداخت هزینه‌ی دوباره و این‌بار بیشتر، برای خرید یک دستگاه مناسب‌تر که پاسخگوی نیاز شما و شرکتتان باشد، مجبور خواهید شد.

کاربرد اپلیکیشن حضور و غیاب

حتی اگر بهترین دستگاه حضور و غیاب را خریداری کنید، بدون اپلیکیشن و نرم افزار، ارزش چندانی نخواهد داشت. در واقع اپلیکیشن بخش هوشمند سیستم حضور و غیاب را تشکیل می‌دهد که به کمک آن می‌توان در پایان هر ماه به جمع‌بندی اطلاعات و محاسبه‌ی حقوق و اضافه‌کاری پرسنل، بر اساس ساعات کاری آ‌ن‌ها پرداخت.

در اپلیکیشن حضور و غیاب می‌توان به وسیله‌ی IP اطلاعات دستگاه را استخراج نمود و از آن‌ها گزارش تهیه کرد. این اپلیکیشن مزایای دیگری نیز دارد که از جمله‌ی آن می‌توان به مواردی مانند قابلیت اجرا بر بستر وب و اپلیکیشن موبایل هوشمند، امکان استفاده در شبکه، و امکان مدیریت مرکزی در صورت یکپارچه بودن منبع داده برای مجموعه‌های گسترده و چند شعبه‌ای اشاره کرد.

مزایا و معایب سامانه حضور و غیاب کارتی

جالب است بدانید که اولین سری دستگاه‌های حضور و غیاب، دستگاه‌های پانچی بودند. در این سیستم به هر کدام از کارکنان یک کارت تعلق می‌گرفت که جدولی بر روی آن رسم شده بود. با هر بار تردد کارکنان به سازمان، دستگاه پانچی، ساعت ورود یا خروج افراد را ثبت می‌کند. در پایان ماه، اپراتور موظف بود ساعات کار پرسنل را به صورت دستی جمع ببندد. این چنین مجبور بودند تا حقوق هر یک از کارکنان را کاملا سنتی محاسبه کند. در این روش سخت و دشوار، علاوه بر صرف زمان زیاد برای محاسبه‌ی حقوق‌ها، خطاهای انسانی زیادی هم صورت می‌گرفت. به همین دلیل بعد از مدتی دستگاه‌های کارتی وارد بازار شدند و دوران دستگاه‌های پانچی به سر آمد.

با این وجود که امروزه دستگاه حضور و غیاب کارتی هم جزء دستگاه‌های حضور و غیاب قدیمی محسوب می‌شوند. مدل‌های پیشرفته‌تری بعد از آن‌ها وارد بازار شده است، اما این مدل دستگاه‌ها هنوز هم طرفداران خاص خود را دارند. مزیت‌هایی مانند قیمت مناسب‌تر نسبت به مدل‌های جدید، سهولت کارکرد و دوام بالا و عمر طولانی باعث شده است که این نوع دستگاه هنوز هم مورد استفاده قرار بگیرد.

تقلب در سامانه حضوروغیاب

اما از از معایب اصلی این مدل دستگاه، وجود امکان تقلب در آن است. در زمان‌هایی که مدیر در شرکت حضور نداشته باشد، کارمند متقلب می‌تواند کارت خود را در اختیار همکارش قرار بدهد. تا هنگام خروج برای او هم ساعت خروج را ثبت کند و به این ترتیب خودش زودتر از شرکت بیرون بیاید. این اتفاق ممکن است به دفعات پیش بیاید. همچنین در سیستم حضور و غیاب کارتی احتمال گم شدن کارت یا فراموش شدن آن توسط کارمند بسیار بالا می‌باشد. ولی در کل استفاده از این دستگاه نسبت به ثبت دفتری و روش‌های قدیمی بسیار مفید و کاربردی است. جهت مشاهده انواع دستگاه حضور و غیاب و مقایسه آن‌ها، به دسته اتوماسیون اداری فروشگاه اینترنتی اینصب مراجعه فرمایید.