بهتر است این‌طور سوال کنیم که کدام روش برای کنترل تردد بهتر است: دستگاه حضور و غیاب یا سایر روش‌ها؟ در هر سازمان و شرکت، کنترل تردد کارمندان، از اهمیت بسیاری برخوردار است. ثبت زمان حضور و غیاب کارمندان به صورت دقیق و سریع، یک دغدغه مهم برای مدیران، مجموعه‌ها و سازمان‌ها است. انواع روش کنترل تردد، از روش ثبت دستی گرفته تا روش‌های جدید، مثل استفاده از دستگاه حضور و غیاب، برای این منظور وجود دارند. حالا باید ببینیم که کدام روش برای کنترل تردد کارمندان بهتر است؟
اگر برای شماهم انتخاب بهترین روش ثبت ساعات حضور و غیاب کارمندان از بین روش‌های کنترل تردد، یک دغدغه جدی است و هنوز به نتیجه دقیقی نرسیده‌اید، با من همراه باشید. در این مقاله، به بررسی این موضوع پرداخته خواهد شد و مزایا و معایب دستگاه حضور و غیاب در مقایسه با سایر روش‌ها مورد بررسی قرار خواهد گرفت. مطالعه این مطلب به شما در انتخاب بهترین روش کنترل تردد کارکنان کمک خواهد کرد.
انواع روش کنترل تردد و اهمیت آن
چرا کنترل تردد دقیق کارمندان تا این اندازه مهم است؟ بهترین روش کنترل تردد کارمندان از بین انواع روش کنترل تردد در سازمان‌ها و مجموعه‌ها باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟ این‌ها دو سوال مهم، درباره مقایسه روش‌های مختلف کنترل تردد است.
5 دلیل مهم برای اهمیت کنترل تردد کارکنان
دلایل مهم زیادی هستند که ما شما را با آنها آشنا خواهیم کرد و در زیر به 5 مورد از آنها اشاره خواهیم کرد که عبارتند از:
1- مدیریت زمان و برنامه‌ریزی منابع
با کنترل تردد کارمندان، مدیران، قادر خواهند بود زمان ورود و خروج کارمندان را به‌صورت دقیق پیگیری کنند. این دقت در ثبت تردد، به مدیران کمک می‌کند تا بهترین برنامه‌ریزی را برای تخصیص منابع، اعم از نیروی انسانی و مواد، داشته باشند. همچنین، برنامه‌ریزی مناسب می‌تواند به افزایش بهره‌وری و کاهش هدر رفت منابع، کمک کند.
2- افزایش امنیت سازمان
با انواع روش کنترل تردد کارمندان، سازمان قادر خواهد بود به‌طور دقیق هویت افراد را در ورودی و خروجی سازمان، تشخیص دهد. این امر می‌تواند به افزایش امنیت سازمان کمک کند؛ زیرا هر نفری که به سازمان وارد شود، باید هویت خود را تایید کند تا در صورت لزوم، اقدامات امنیتی لازم انجام شود.
3- کنترل حضور و غیاب
با انواع روش کنترل تردد کارمندان، سازمان قادر خواهد بود به‌صورت دقیق حضور و غیاب کارمندان را ثبت کند. این امر به مدیران کمک می‌کند تا به ساعات حضور و غیاب کارمندان را محاسبه کنند و در صورت نیاز، اقدامات لازم را انجام دهند. همچنین، ثبت حضور و غیاب دقیق، می‌تواند به کاهش غیبت‌های غیرمجاز کارمندان و بهبود ساعات کاری کارمندان کمک کند.
4- محاسبه دقیق حقوق و مزایا
با انواع روش کنترل تردد کارمندان، محاسبه دقیق حقوق و مزایا، بر اساس زمان ورود و خروج آنها امکان‌پذیر می‌شود. این امر به مدیران کمک می‌کند تا از دقت محاسبات مطمئن شوند و احتمال خطای انسانی را در محاسبات حقوق و مزایای کارمندان کاهش دهند.
5- اطلاعات آماری و گزارش‌گیری
با انواع روش کنترل تردد کارمندان، سازمان قادر خواهد بود اطلاعات آماری دقیقی در مورد تردد کارمندان و ساعات کاری آنها تهیه کند.
مقایسه انواع روش کنترل تردد و دستگاه حضور و غیاب
بهترین روش ثبت و ضبط کنترل تردد کارکنان در سازمان‌ها و مجموعه‌ها، استفاده از دستگاه حضور و غیاب و نرم‌افزار حضور و غیاب است. چرا؟ دستگاه حضور و غیاب مزایای زیادی به نسبت روش‌های قبلی کنترل تردد دارد.
- بررسی دقیق و ثبت زمان ورود و خروج: با استفاده از دستگاه حضور‌و‌غیاب، زمان ورود و خروج کارمندان به‌صورت دقیق ثبت می‌شود و امکان بررسی دقیق تردد و حضور آنها فراهم می‌شود. این امر می‌تواند به مدیران واحد منابع انسانی کمک کند تا بهره‌وری و مدیریت منابع را بهبود بخشند.
- امکان حسابرسی دقیق تردد: دستگاه حضور‌و‌غیاب به مدیران امکان می‌دهد تا تردد کارمندان را به‌صورت دقیق حسابرسی کنند و از اطلاعات مربوط به زمان کاری، تاخیر‌ها و غیبت‌ها استفاده کنند.
- کاهش احتمال خطای انسانی در محاسبات حقوق و مزایا: با استفاده از دستگاه حضور‌و‌غیاب، محاسبات مربوط به حقوق و مزایا، بر اساس زمان ورود و خروج کارمندان به‌صورت دقیق‌تر انجام می‌شود و احتمال خطای انسانی در محاسبات، کاهش می‌یابد.
- افزایش بهره‌وری و مدیریت منابع: با داشتن داده‌های دقیق تردد، مدیران می‌توانند بهترین برنامه‌ریزی را برای تخصیص منابع (مثلاً نیروی انسانی سازمان) انجام دهند و بهره‌وری را افزایش دهند.
این‌ها مهم‌ترین مواردی هستند که دستگاه حضور‌و‌غیاب را تبدیل به بهترین روش از بین انواع روش کنترل تردد می‌کنند. در‌مقابل، اگر قرار باشد معایب این روش را بررسی کنیم، هزینه خرید و نصب اولیه دستگاه و نیاز به آموزش طریقه استفاده از دستگاه به کارمندان و پرسنل، شاید معایب این روش باشند. هرچند که در مقابل مزایای بسیار این روش، واقعا ناچیز هستند. نکته مهم در استفاده از دستگاه حضور‌و‌غیاب، انتخاب یک برند با‌کیفیت و مقرون‌به‌صرفه، با خدمات پس از فروش مناسب، مانند فراتکنو است. برای این منظور، شناخت انواع مدل‌های دستگاه و انتخاب آن بر اساس نیاز مجموعه، ضروری است.
مقایسه انواع روش کنترل تردد و روش‌های سنتی
انواع روش حضور‌و‌غیاب کارمندان، قبل از ورود، دستگاه کنترل تردد یا دستگاه حضور‌و‌غیاب را می‌توان به دو‌دسته تقسیم کرد:
- روش دستی: در این روش از انواع روش کنترل تردد، کارمندان حضور‌و‌غیاب و ساعات ورود و خروج خود را به صورت دستی در دفاتر حضور‌و‌غیاب ثبت می‌کنند. این روش از‌نظر سادگی و هزینه اجرا مناسب است؛ اما دقت ثبت بالایی ندارد و امکان تقلب در آن به‌سادگی وجود دارد و زمان‌بر است.
- روش کارت حضور‌و‌غیاب: این روش، شامل استفاده از کارت‌هایی است که کارمندان در زمان ورود و خروج خود از سازمان از آنها استفاده می‌کنند و به‌اصطلاح کارت می‌زنند. این کارت‌ها معمولاً شامل بارکد یا نمادی هستند که با استفاده از دستگاه کارت خوان، زمان ورود و خروج کارمندان را ثبت می‌کند. این روش از انواع روش کنترل تردد هم، به دقت روش‌های جدید نیست و امکان تقلب و خطای انسانی هم در آن زیاد است.
- استفاده از نرم‌افزار کنترل تردد: که عموما به همراه دستگاه حضور و غیاب استفاده می‌شود. هزینه کم و دقت بالا از ویژگی‌های بسیار خوب این روش است و خصوصا برای مشاغل دورکار بسیار مناسب است.
در این مقاله سعی کردیم انواع روش کنترل تردد را معرفی کنیم و با بررسی مزایا و معایب هرکدام به این سوال پاسخ بدهیم که : کدام روش برای کنترل تردد کارمندان بهتر است؟ درنهایت به این نتیجه رسیدیم که اگر به سرعت عمل، هزینه‌های کمتر، ثبت و ضبط اطلاعات ورود و خروج کارمندان و محاسبه حقوق و دستمزد آنها بر اساس همین اطلاعات اهمیت می‌دهید، از طرفی اگر به محاسبات دقیق و کاهش خطای انسانی در سازمان خودتان حساس هستید، بهترین روش، استفاده از دستگاه حضور و غیاب و نرم‌افزار کنترل تردد و محاسبه حقوق و دستمزد است.
