آیا کارمندان شما هم همیشه تاخیر دارند؟

نحوه برخورد با تاخیر پرسنل در یک سازمان یکی از مهم ترین مسائلی است که مدیران باید به آن بپردازند. تحقیقات نشان می دهند که رفتارهای مخرب مثل بی انضباطی، تاخیر در شروع کار و بی انگیزگی تا 40 درصد عملکرد کارکنان کل سازمان را تحت شعاع قرار خواهند داد. در نتیجه اگر کارکنانی دارید که همیشه دیر می رسند این یک زنگ خطر جدی برای سازمان شماست. از یک طرف اگر به درستی و به موقع با رفتارهایی مثل تاخیر پرسنل برخورد نشود خیلی زود این رفتار عادی و همه گیر می شود. از طرفی کارکنانی که همیشه دیر می رسند باعث دلسردی و بی انگیزگی همکارانشان می شوند. پس چه باید کرد؟ آیا کارمندان شما هم همیشه تاخیر دارند؟ اگر با این مشکلات در محیط کارتان مواجه هستید، قبل از هر چیز باید نحوه برخورد با تاخیر پرسنل و تصمیم گیری درست را یاد بگیرید.

برای تنبیه و تشویق کارکنان برنامه داشته باشید و در نهایت با قاطعیت جلوی بی انضباطی را در سازمانتان بگیرید. اما یک خبر خوب برای مدیران این است که نصب یک دستگاه حضور و غیاب در سازمان ها به خوبی به شما در کنترل ساعات ورود و خروج کارکنان، کارکنانی که تاخیر دارند و کنترل بی نظمی کمک می کند. تا جاییکه استفاده از این دستگاه در همه کسب و کارها شرکت ها و سازمان ها ضروری است.

نحوه برخورد با تاخیر پرسنل در سازمان ها

بهترین نحوه برخورد با تاخیر پرسنل، روش‌هایی توأم با احترام و درک است. اگر کارمندی به تازگی و برای چند روز تاخیر داشته، سعی کنید در یک جلسه خصوصی و با نهایت مهربانی و درک شرایط با او صحبت کنید. شاید بتوانید با یک برنامه جدید مشکل را برطرف کنید. اما در صورتی که کارکنان شما همیشه تاخیر می‌کنند، شاید به یک برنامه و قانون‌گذاری تازه نیاز داشته باشید. در این قانون‌گذاری تا جای ممکن منعطف باشید. در مواردی که کارمند یا کارمندان مورد نظر وظایفی دارند که زمان در آن اهمیت دارد، دستتان زیاد باز نیست.

اما برای مشاغلی که ساعت کاری در آن مهم نیست، ممکن است قانون شما تکمیل ۸ ساعت کار مفید باشد و مثلاً بتوان ساعت شروع به کار را تا حدودی متغیر گذاشت. برای یافتن بهترین نحوه برخورد با پرسنل باید خلاق و منعطف باشید. از برنامه‌های تشویقی و تنبیهی مناسب استفاده کنید و شاید بتوانید در برخی موارد شکل کار را تغییر دهید، مثلاً اضافه کردن ساعات دورکاری. شما قرار نیست کارمندان ارزشمند خود را از دست بدهید، بلکه قرار است مشکل بی‌نظمی آن‌ها را به بهترین شکل ممکن حل کنید. از هنر مدیریت خود استفاده کنید تا بهترین روش برخورد با تاخیر پرسنل را پیدا کنید. یادتان باشد متعهد کردن کارمندان بی‌انضباط، نشان‌دهنده تسلط شما بر مدیریت است.

از طرفی همانطور که گفتیم، شیوه‌های قدیمی کنترل عبور و مرور کارکنان را کنار بگذارید. شما قرار است مدیر منعطف، با درک و مهربانی باشید، اما قرار نیست چشمتان را بر بی‌انضباطی کارکنان ببندید. کنترل دقیق عبور و مرور کارکنان و جریمه پرسنلی که نظم لازم را ندارند از الزامات است. برای این کار می‌توانید علاوه بر استفاده از دستگاه حضور و غیاب، با نصب سیستم‌های امنیتی و نظارتی، مانند خرید دوربین مداربسته، محیط کاری خود را تحت نظارت دقیق‌تر قرار دهید. این دوربین‌ها به شما کمک می‌کنند نظم محیط را بهتر مدیریت کرده و از بروز تخلفات جلوگیری کنید.

نحوه برخورد با تاخیر پرسنل در قانون کار

تاخیر مکرر کارمندان و عدم حضور به موقع آن‌ها در محل کار تخلف اداری محسوب می‌شود. در نهایت هرگونه عدم تعهد به وظایف قانونی کارمند موجب بروز جرائم کارمندی می‌شود. یکی از این وظایف، حضور به موقع در محل کار و خروج به موقع است. بنابراین تکرار تاخیر پرسنل و بی‌نظمی مکرر در ساعات حضور و غیاب کاری، ممکن است نهایتاً به اخراج ختم شود. تاخیر پرسنل جزو تخلفات اداری محسوب می‌شود و نحوه برخورد با آن در قانون مشخص شده است. در ماده 87 قانون مدیریت خدمات کشوری، 44 ساعت کار در هفته جزو وظایف قانونی کارمندان است. عدم رعایت این قانون به مدیران امکان پیگیری قانونی و شکایت را می‌دهد.

اگر این تخلفات از سوی کارمندان تکرار شود، باید ادامه همکاری با آن‌ها قطع شده و در صورت لزوم اخراج شوند؛ خصوصاً در دستگاه‌های اجرایی که وجود چنین افرادی در آن به نفع جامعه نیست. نحوه برخورد با تاخیر پرسنل، در ماده 9 قانون رسیدگی به تخلفات اداری و مجازات کارمندان متخلف به این صورت مشخص شده است: ابتدا از اخطار کتبی بدون درج در پرونده استخدامی استفاده کنید، در مرحله بعد و در صورت تکرار، توبیخ کتبی و درج در پرونده، کسر حقوق و مزایا، انفصال موقت از یک ماه تا یک سال، بازخرید خدمت، بازنشستگی در صورت داشتن 20 سال خدمت، اخراج از محل خدمت و در نهایت انفصال دائم از خدمات دولتی.

اما بد نیست قبل از برخورد قانونی با کارمندان متخلف، ببینیم بهترین نحوه برخورد با تاخیر پرسنل در سازمان‌ها از دیدگاه منابع انسانی چگونه است. استفاده از فناوری‌های مدرن مانند دستگیره هوشمند درب می‌تواند به ثبت دقیق زمان ورود و خروج کارکنان کمک کند و میزان خطا و سوءاستفاده را کاهش دهد. این دستگیره‌ها علاوه بر افزایش دقت در حضور و غیاب، به مدیران امکان نظارت بهتر و اتخاذ تصمیمات انسانی و منصفانه‌تر را می‌دهند.

بهترین نحوه برخورد با تاخیر کارمندان در اداره ها و مراحل آن

حالا که متوجه شدید برخی کارمندان شما عموما با تاخیر در محل کار حاضر می شوند در مرحله اول به یک تذکر شفاهی بسنده کنید. شما باید همانطور که پیشتر گفتیم دلایل تاخیر و مشکلات موجود را شناسایی کنید. اگر دلایل قابل درکی وجود دارد برای برطرف کردن آن با هم همفکری کنید. برنامه های جدید داشته باشید و خلاصه تلاش کنید مشکلات موجود را برطرف کنید. باید قبل از اینکه این تاخیر به یک عمل عادی و یک عادت در کارکنان تبدیل شود وارد عمل شوید. ناراحتی خودتان را خیلی واضح بیان کنید و عواقب این بی نظمی را یادآوری کنید. برنامه های مشترک تفاهمات و تعهدات جدید را به صورت کتبی ثبت کنید. صورتجلسه را امضا کرده و نگهدارید تا در صورت تکرار تخلف به آن استناد کنید.

همه ی پیامد ها و جرایمی که در صورت تکرار این تخلفات شامل این کارمندان می شود را ذکر کنید. جرایم نقدی لازم را با کمک دستگاه حضور و غیاب و نرم افزار حقوق و دستمزد اعمال کنید. فراموش نکنید که در صورت مشاهده بهبود رفتارهای پرسنل از طرح های تشویقی استفاده کنید. همیشه ناظر اعمال و رفتار کارکنان باشید. یا حداقل این حس را با حضور به موقع و تصمیمات مناسب خود به آن ها القا کنید. به عنوان یک مدیر همیشه در برقراری نظم و انظباط و کنترل دقیق ساعات مفید کاری، حضور و غیاب کارکنان و پیگیری تخلفات اداری قاطع و جدی باشید.