نحوه برخورد با تاخیر پرسنل در یک سازمان یکی از مهم ترین مسائلی است که مدیران باید به آن بپردازند. تحقیقات نشان می دهند که رفتارهای مخرب مثل بی انضباطی، تاخیر در شروع کار و بی انگیزگی تا 40 درصد عملکرد کارکنان کل سازمان را تحت شعاع قرار خواهند داد. در نتیجه اگر کارکنانی دارید که همیشه دیر می رسند این یک زنگ خطر جدی برای سازمان شماست. از یک طرف اگر به درستی و به موقع با رفتارهایی مثل تاخیر پرسنل برخورد نشود خیلی زود این رفتار عادی و همه گیر می شود. از طرفی کارکنانی که همیشه دیر می رسند باعث دلسردی و بی انگیزگی همکارانشان می شوند. پس چه باید کرد؟ آیا کارمندان شما هم همیشه تاخیر دارند؟ اگر با این مشکلات در محیط کارتان مواجه هستید، قبل از هر چیز باید نحوه برخورد با تاخیر پرسنل و تصمیم گیری درست را یاد بگیرید.
برای تنبیه و تشویق کارکنان برنامه داشته باشید و در نهایت با قاطعیت جلوی بی انضباطی را در سازمانتان بگیرید. اما یک خبر خوب برای مدیران این است که نصب یک دستگاه حضور و غیاب در سازمان ها به خوبی به شما در کنترل ساعات ورود و خروج کارکنان، کارکنانی که تاخیر دارند و کنترل بی نظمی کمک می کند. تا جاییکه استفاده از این دستگاه در همه کسب و کارها شرکت ها و سازمان ها ضروری است.
نحوه برخورد با تاخیر پرسنل در سازمان ها
بهترین نحوه برخورد با تاخیر پرسنل روش هایی توام با احترام و درک است. اگر کارمندی به تازگی و برای چند روز تاخیر داشته سعی کنید در یک جلسه خصوصی و با نهایت مهربانی و درک شرایط با وی صحبت کنید. شاید بتوانید با یک برنامه جدید مشکل را برطرف کنید. اما در صورتی که کارکنان شما همیشه تاخیر می کنند شاید به یک برنامه و قانون گذاری تازه احتیاج دارید. در این قانون گذاری تا جاییکه ممکن است منعطف باشید. در مواردی که کارمند یا کارمندان مورد نظر، وظایفی دارند که زمان در آن اهمیت دارد ممکن است دستتان زیاد باز نباشد.
اما برای مشاغلی که ساعت کاری در آن مهم نیست ممکن است قانون شما تکمیل 8 ساعت کار مفید باشد و مثلا بشود ساعت شروع به کار را تا حدودی متغییر گذاشت. برای یافتن بهترین نحوه برخورد با پرسنل باید خلاق و منعطف باشید. از برنامه های تشویقی و تنبیهی مناسب استفاده کنید. شاید بتوانید در مواردی در شکل کار تغییراتی ایجاد کنید، مثلا ساعت های دور کاری را اضافه کنید. شما قرار نیست کارمندان ارزشمند خود را از دست بدهید بلکه قرار است مشکل بی نظمی آن ها را به بهترین شکل ممکن حل کنید. از هنر مدیریت خود استفاده کنید تا بهترین نحوه برخورد با تاخیر پرسنل را پیدا کنید. یادتان باشد متعهد کردن کارمندان بی انضباط است که تسلط شما را بر مدیریت نشان می دهد.
از طرفی همانطور که گفتیم شیوه های قدیمی کنترل عبور و مرور کارکنان را کنار بگذارید. شما قرار است مدیر منعطف، با درک و مهربانی باشید. اما قرار نیست چشمتان را بر بی انضباطی کارکنان ببندید. کنترل دقیق عبور و مرور کارکنان و جریمه پرسنلی که نظم لازم را ندارند از الزامات است. پس حتما از یک دستگاه حضور و غیاب کمک بگیرید.
نحوه برخورد با تاخیر پرسنل در قانون کار
تاخیر مکرر کارمندان و عدم حضور به موقع آن ها در محل کار تخلف اداری محسوب می شود. در نهایت هرگونه عدم تعهد به وظایف قانونی کارمند موجب بروز جرائم کارمندی می شود. یکی از این وظایف حضور به موقع در محل کار و خروج به موقع است. بنابراین تکرار تاخیر پرسنل و بی نظمی مکرر در ساعات حضور و غیاب کاری، ممکن است نهایتا به اخراج ختم شود. تاخیر پرسنل جزو تخلفات اداری محسوب می شود و نحوه برخورد با تاخیر پرسنل در قانون مشخص شده است. در ماده 87 قانون مدیریت خدمات کشوری، 44 ساعت کار در هفته جزو وظایف قانونی کارمندان است. عدم رعایت این قانون به مدیران امکان پیگیری قانونی و شکایت را می دهد.
اگر این تخلفات صورت گرفته از سوی کارمندان تکرار می شود. باید ادامه همکاری با آن ها قطع شده و اخراج شوند. خصوصا در دستگاه های اجرایی که وجود چنین افرادی در آن به نفع جامعه نیست. نحوه برخورد با تاخیر پرسنل، در ماده 9 قانون رسیدگی به تخلفات اداری و مجازات کارمندان متخلف به این صورت مشخص شده است. ابتدا از اخطار کتبی بدون درج در پرونده استخدامی استفاده کنید. در مرحله بعد و در صورت تکرار توبیخ کتبی و درج در پرونده، کسر حقوق و مزایا، انفصال موقت از یک ماه تا یک سال. بازخرید خدمت، بازنشستگی در صورت داشتن 20 سال خدمت، اخراج از محل خدمت و در نهایت انفصال دائم از خدمات دولتی. اما بد نیست قبل از برخورد قانونی با کارمندان متخلف ببینیم بهترین نحوه برخورد با تاخیر پرسنل در سازمان ها از دیدگاه منابع انسانی چگونه است.
بهترین نحوه برخورد با تاخیر کارمندان در اداره ها و مراحل آن
حالا که متوجه شدید برخی کارمندان شما عموما با تاخیر در محل کار حاضر می شوند در مرحله اول به یک تذکر شفاهی بسنده کنید. شما باید همانطور که پیشتر گفتیم دلایل تاخیر و مشکلات موجود را شناسایی کنید. اگر دلایل قابل درکی وجود دارد برای برطرف کردن آن با هم همفکری کنید. برنامه های جدید داشته باشید و خلاصه تلاش کنید مشکلات موجود را برطرف کنید. باید قبل از اینکه این تاخیر به یک عمل عادی و یک عادت در کارکنان تبدیل شود وارد عمل شوید. ناراحتی خودتان را خیلی واضح بیان کنید و عواقب این بی نظمی را یادآوری کنید. برنامه های مشترک تفاهمات و تعهدات جدید را به صورت کتبی ثبت کنید. صورتجلسه را امضا کرده و نگهدارید تا در صورت تکرار تخلف به آن استناد کنید.
همه ی پیامد ها و جرایمی که در صورت تکرار این تخلفات شامل این کارمندان می شود را ذکر کنید. جرایم نقدی لازم را با کمک دستگاه حضور و غیاب و نرم افزار حقوق و دستمزد اعمال کنید. فراموش نکنید که در صورت مشاهده بهبود رفتارهای پرسنل از طرح های تشویقی استفاده کنید. همیشه ناظر اعمال و رفتار کارکنان باشید. یا حداقل این حس را با حضور به موقع و تصمیمات مناسب خود به آن ها القا کنید. به عنوان یک مدیر همیشه در برقراری نظم و انظباط و کنترل دقیق ساعات مفید کاری، حضور و غیاب کارکنان و پیگیری تخلفات اداری قاطع و جدی باشید.
