در این مطلب قصد داریم به بررسی نکاتی بپردازیم که لازم است در هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب به آن توجه کنید. تقریبا همه افراد با این دستگاه تا حدودی آشنا هستند و نحوه کار آن را می دانند. البته در این مطلب قبل از بررسی نکات کلیدی در خصوص دستگاه حضور و غیاب، توضیحی کوتاه و مختصری راجع به این دستگاه خواهیم داد. اکثر افراد در هنگام خرید سیستم حضور و غیاب، قیمت آن را ملاک قرار می دهند در صورتی که بررسی قیمت به تنهایی کافی نیست.
دستگاه حضور و غیاب
دستگاه حضور و غیاب یک دستگاه الکترونیکی است که از طریق آن شما قادر به ثبت تردد می باشید. از این دستگاه در محیط های کاری استفاده می‌شود تا کارمندان به این وسیله، ورود و خروج خودرا ثبت کنند. مدیر مجموعه لازم است ساعت کاری شرکت را روی دستگاه تعریف نماید و قوانین را نیز لحاظ کند. این دستگاه قادر به محاسبه اضافه کار و کسر کار کارمندان به صورت دقیق می باشد. با استفاده از این دستگاه دیگر حق کارمندی پایما نخواهد شد و میزان حقوق کارمند به طور دقیق محاسبه می گردد.
در محیط های کاری که تعداد کارمندان زیاد می باشد، این دستگاه یک وسیله ضروری محسوب می شود. چراکه امکان کنترل تردد کارمندان وجود ندارد. استفاده از این دستگاه به اداره، شرکت یا … نظم می بخشد. پس اگر مدیر یک مجموعه هستید و هنوز اقدام به خرید دستگاه حضور غیاب نکرده اید، لازم است همین الان اقدام کنید. البته لازم است قبل از خرید، به یکسری نکات توجه کنید که در ادامه به بررسی این نکات خواهیم پرداخت.
1) نحوه شناسایی دستگاه حضور و غیاب
یکی از مواردی که لازم است در هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب به آن توجه داشته باشید نحوه شناسایی دستگاه می باشد. روش های شناسایی دستگاه ها با یکدیگر متفاوت است. به طور کلی نحوه شناسایی و ثبت تردد از طریق چهره، اثر انگشت، کارت و رمز عبور می باشد. برخی دستگاه ها از هر 4 طریق قادر به شناسایی و ثبت تردد می باشند که این دستگاه ها گران قیمت تر هستند. در محیط های کاری که کارمندان کارهای یدی انجام می دهند بهتر است از دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی استفاده نشود. چراکه درصورت وجود زخم رو انگشت امکان شناسایی وجود ندارد و ثبت تردد با مشکل مواجه می شود.
دستگاه هایی که قادر به شناسایی از طریق چهره می باشند نسبتا از سایر دستگاه ها گران قیمت تر هستند. ارزان ترین دستگاه ها به روش کارت و رمز عبور، قادر به ثبت تردد می باشند. امکان تقلب با استفاده از کارت و رمز عبور وجود دارد اما چون اثر انگشت و چهره منحصر به فرد می باشد امکان تقلب در آن وجود ندارد. پس در هنگام خرید به این نکته نیز توجه نمایید.
2) ظرفیت دستگاه حضور و غیاب
نکته دومی که لازم است در هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب به آن توجه داشته باشید، ظرفیت دستگاه می باشد. هر دستگاهی به تعداد محدودی ظرفیت ثبت تردد دارد. به طور مثال اگر ظرفیت یک دستگاه 2000 عدد باشد، این دستگاه تنها قادر به ثبت 2000 تردد می باشد و قادر به ثبت تردد بیش از 2000 نیست. در این هنگام لازم است اطلاعات دستگاه تخلیه و خروجی گرفته شود و سپس حافظه دستگاه پاک شده و از صفر شروع شود. هر چه ظرفیت دستگاه بیشتر باشد، قیمت دستگاه بالاتر خواهد بود.
البته ظرفیت دستگاه تنها مربوط به ثبت تردد نیست. دستگاه های حضور غیاب در تعریف چهره یا اثر انگشت و کارت نیز دارای ظرفیت مشخصی هستند. به طور مثال یک دستگاه تشخیص چهره به تعداد محدودی قادر به تعریف چهره می باشد و در صورتی که تعداد کارمندان شما بیشتر از ظرفیت دستگاه باشد لازم است یک دستگاه دیگر نیز خریداری نمایید و یا دستگاهی با ظرفیت بیشتر خریداری کنید.
3) زمان شناسایی
یکی دیگر از مواردی که لازم است به آن توجه کنید زمان شناسایی و ثبت تردد می باشد. سعی کنید دستگاهی خریداری کنید که در سریعترین زمان ممکن کارمند را شناسایی نموده و تردد آن را ثبت نماید. به طور مثال برخی از دستگاه ها کمتر از یک ثانیه قادر به شناسایی و ثبت تردد می باشند. درصورتی که برخی دیگر برای شناسایی و ثبت تردد سرعت کمتری دارند.
4) نرم افزار حقوق و دستمزد
تمامی دستگاه های حضور و غیاب دارای نرم افزار حضور و غیاب هستند. این نرم افزار قادر به محاسبه ساعت کاری، اضافه کار، کسرکار، مرخصی و … می باشد. نرم افزار حضور و غیاب تنها امکان محاسبه ساعت های کاری کارمندرا دارد و قادر به محاسبه میزان حقوق نمی‌باشد. البته برخی از دستگاه های حضور و غیاب دارای نرم افزار اختصاصی حقوق و دستمزد می باشند.
به طور مثال دستگاه های حضور و غیاب فراتکنو دارای نرم افزار حقوق و دستمزد می باشند. این نرم‌افزار قادر به محاسبه دقیق حقوق می باشد و در اخر به شما یک فیش حقوقی ارائه می دهد. همان طور که گفته شد این نرم افزار تنها مختص برخی از دستگاه های حضور و غیاب می باشد. این مورد نیز یکی از عوامل تاثیر گذار در قیمت دستگاه حضور و غیاب است.
سخن پایانی
در این مطلب قصد داشتیم به بررسی نکات قابل توجه هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب بپردازیم. لازم است قبل از اینکه اقدام به خرید دستگاه کنترل تردد نمایید، نیاز های خودرا شناسایی کرده تا بتوانید مناسب ترین دستگاه را متناسب با نیاز خود خریداری نمایید. بهتر است قبل از خرید، در این زمینه کسب اطلاعات کنید تا راجع به این دستگاه بیشتر بدانید. این کار سبب می شود تا انتخاب بهتری داشته باشید. جهت مشاوره نیز می توانید با کارشناسان ما تماس بگیرید تا در این زمینه به طور کامل شمارا راهنمایی کنند.
