آموزش نصب دستگاه حضور و غیاب یا دستگاه‌های ثبت ساعت ورود و خروج، برای کسانی که این دستگاه را خریداری کرده‌اند بسیار پر اهمیت می‌باشد. شما ممکن است خرید یکی از این دستگاه‌ها را باتوجه به کاربردی که نیاز دارید انتخاب کنید. با خرید دستگاه حضور و غیاب ، بالابردن عملکرد پرسنل شرکت و یا سازمان و ادارات و منظم نمودن ساعات ورود و خروج کارمندان را برای خود آسان کنید. استفاده از این دستگاه‌ها در سال‌های اخیر بسیار گسترش یافته است.
نصب و راه‌اندازی دستگاه‌های حضور و غیاب و یادگیری نصب آن‌ها در مکان‌های مناسب بسیار حائز اهمیت می‌باشد. علاوه بر نصب در جایگاه مناسب، باید در زمان خرید و انتخاب دستگاه نیز دقت کافی داشته باشید برای راهنمایی بهتر و انتخاب مناسب نوع دستگاه برای نوع سازمانتان می توانید با کارشناسان فروشگاه اینترنتی اینصب در ارتباط باشید تا با صبر و شکیبایی شما را یاری نمایند. اگر شما بهترین دستگاه حضور و غیاب را نیز خریداری کنید، ولی در مکان مناسب نصب و راه‌اندازی نشود یا به نکات مهم در زمان نصب توجه نشود، باعث می‌شود هزینه‌هایی که صرف این کارکرده‌اید همگی اصراف شوند یا دستگاهتان عملکرد درستی نداشته باشد.
مراحل آموزش نصب دستگاه حضور و غیاب
نصب و آموزش نصب دستگاه حضور و غیاب کار چندان پیچیده‌ای نیست اما طبق جمله معروف هرکسی را بهر کاری ساختند باید پیش روید و کارهای حساس را دست کاربلد آن حرفه بسپارید. با این حال برای نصب دستگاه کنترل تردد کافی است طبق دستورالعمل‌ها پیش بروید و یک‌به‌یک مراحل زیر را اجرا نمایید.
1- راه‌اندازی اولیه نرم‌افزار
یکی از مهم‌ترین اقداماتی که در نصب چنین دستگاه‌هایی باید انجام دهید، راه‌اندازی و نصب اولیه نرم‌افزارها می‌باشد. باید سی دی مرتبط با آن را درون کامپیوتر قرار دهید و سپس مراحل نصب را به صورت استاندارد انجام دهید. در این بخش آیکون برنامه روی دسکتاپ ویندوزتان افزوده می‌شود. سپس می‌توانید وارد نرم‌افزار شوید و تمامی اطلاعات لازم درباره شرکت‌ها و ادارات را در آن وارد نمایید. این دستگاه‌ها بدون استفاده از نرم‌افزار کار نمی‌کنند و باید تمامی بخش‌های اطلاعات شرکتتان را در آن وارد نمایید. برای راه‌اندازی آن باید اطلاعات لازم از جمله نام بخش، نام مدیر و اطلاعات این چنین که از شما میخواهد را در آن قرار دهید. پس از تکمیل این مرحله می‌توانید اقدام به وارد نمودن اطلاعات کارمندان و کارکنان شرکتتان کنید.
اطلاعات بیشتر: معرفی بهترین نرم افزارهای حضور و غیاب پرسنل
2- ساخت فایل اکسل اطلاعات کارکنان
برای اینکه افزودن و حذف اطلاعات کاربران در سیستم حضور و غیاب آسان‌تر صورت بگیرد، باید به فکر ایجاد و ساخت فایل‌های اکسل از اطلاعات کارکنان کنید. با استفاده از اکسل قطعاً عملیات و زمان کمتری صرف این کار می‌شود. در این فایل تمامی ستون‌ها و سطرهای موردنیاز را می‌توانید وارد نموده و استفاده کردن از آن در برنامه به‌آسانی و به‌صورت صحیح انجام می‌گیرد.
3- ورود اطلاعات کارکنان در برنامه
یکی از اقداماتی که در این زمینه باید انجام بگیرد، مخصوصاً در سیستم‌های حضور غیاب اثر انگشتی، وارد نمودن نام و اطلاعات کارمندان و اثر انگشت‌های آن‌ها می‌باشد. بعد از اینکه اطلاعات و مشخصات و تنظیمات مربوطه تکمیل گردید، اطلاعات باید وارد نرم‌افزار شود. در بخش افزودن اطلاعات کارکنان و کارمندان، می‌توان اطلاعات اضافه‌تری را درباره آن‌ها نوشت.
4- تنظیم تایم و شیفت‌های کاری افراد
یکی از مهم‌ترین تنظیماتی که باید در چنین دستگاه‌هایی انجام بگیرد، ایجاد تنظیمات شیفت کارکنان می‌باشد. می‌توانید در بخش تنظیمات حضور و غیاب چنین تغییراتی را انجام دهید. در نرم‌افزار باید بخش مربوط به کارمندان و سازمان را انتخاب کنید و سپس ساعت ورود، خروج، ساعت کاری، زمان اضافه‌کاری‌ها و استراحت‌ها و … را تنظیم نموده تا شیفت دستگاه حضور و غیاب طبق این اطلاعات تنظیم شود. بعد از این مرحله نرم‌افزار زمان‌های لازم را بررسی و ثبت می‌نماید. پس تا این‌جا با آموزش نصب دستگاه حضور و غیاب آشنا شده‌اید، حالا اگر بخواهیم به صوت خلاصه و ساده مراحل نصب را خدمتتان توضیح دهیم به این صورت می‌باشد که برای نصب ابتدا باید سی دی نصب نرم‌افزار را در کامپیوترتان قرار دهید. طبق دستورالعمل داده شده مرحله‌های نصب را انجام دهید.
در مرحله بعدی باید اطلاعات شرکت‌ها و ادارات را در نرم‌افزار مرحله‌به‌مرحله ثبت کنید. این مرحله بسیار در عملیات نصب مهم می‌باشد و باید با دقت بالایی انجام بگیرد. برای راه‌اندازی این برنامه باید حداقل یک بخش را ایجاد نمایید که تعداد بخش‌ها می‌تواند زیادتر نیز شوند. برای شروع، ایجاد یک بخش الزامی است. پس از تکمیل نمودن این مرحله، می‌توانید اطلاعات پرسنل را وارد برنامه نمایید. برای اینکه ورود اطلاعات کارمندان راحت‌تر از قبل انجام بگیرد و زمان زیادی برای این کار صرف نشود، می‌توانید قبل از شروع کار همه اطلاعات آن‌ها را در سطر و ستون‌های فایل اکسل قرار دهید و در نرم‌افزار وارد کنید. به همین آسانی مراحل نصب یک دستگاه حضور و غیاب را یاد گرفته‌اید.
موارد مهم تنظیمات شیفت نرم‌افزار حضور و غیاب
یکی از اقدامات مهمی که در نصب دستگاه‌های حضور و غیاب انجام می‌گیرد، ایجاد تنظیمات شیفت یا شیفت بندی در نرم‌افزار حضور و غیاب می‌باشد. شما باید در نرم‌افزار مربوط به اداره یا سازمانتان، بخش و کارمندهای موردنظرتان را ایجاد و انتخاب نمایید. سپس باید ساعت ورود و خروج، ساعت‌های کاری و اضافه‌کاری و مرخصی و … را تنظیم نمایید. در شیفت بندی، نرم افزار دستگاه حضور و غیاب باید بر مبنای این اطلاعات پیاده‌سازی شود. از این بخش به بعد، دیگر دستگاه به‌خوبی می‌تواند کار خودش را انجام دهد. تعاریف شیفت بندی و گروه‌های کاری باید به‌گونه‌ای ایجاد شود که بعداً دچار مشکل نشوید.
نکات مهم در آموزش نصب دستگاه حضور و غیاب
دستگاه‌های حضور و غیاب اکثراً به نورهای مستقیم لامپ و هالوژن‌ها حساس هستند. باید از تابش نور مستقیم به آن‌ها جلوگیری کنید و اگر در معرض مستقیم نور باشد، باعث تداخل در کار دستگاه خواهد شد. یکی از نکات مهم در زمان نصب این دستگاه ها مشخص کردن ارتفاع مناسب برای دستگاه است. اکثراً این دستگاه‌ها را بر روی دیوار نصب می‌کنند زیرا باید از سطح زمین فاصله داشته باشد. سیستم حضور و غیاب باید متناسب با قد افراد بر روی دیوار نصب شود تا به راحتی ثبت تردد صورت گیرد.
به عنوان مثال اگر این سیستم در ارتفاع بالا قرار داشته باشد کارمندان کوتاه قد نمی توانند به آسانی با سیستم کار کنند در نتیجه ارتفاع مناسب می‌تواند یکی از نکات آموزش نصب دستگاه حضور و غیاب باشد. حداقل ارتفاعی که برای این دستگاه‌ها در نظر گرفته شده بین 1 تا 1.5 متر از سطح زمین می‌باشد.
دستگاه‌های حضور و غیاب تشخیص چهره برای این امر بسیار حساس هستند، زیرا باید اسکنر دستگاه دقیقا مقابل چهره افراد باشد تا بتواند چهره را شناسایی کند و ثبت تردد صورت گیرد.
اهمیت مکان ها در آموزش نصب دستگاه حضور و غیاب
اکثر دستگاه‌های حضور و غیاب در بخش ورودی ساختمان‌ها یا ادارات یا در کیوسک‌های نگهبانی و جایی که ورود و خروج افراد بیشتر از آن‌جا شکل می‌گیرد، نصب می‌گردند.
البته باید توجه داشت که چنین دستگاه‌هایی باید در بخشی قرار بگیرند که افراد وقتی به دستگاه می‌رسند حداقل 30 ثانیه از ورودشان به شرکت گذشته باشد تا دمای بدنشان با دمای محیط هماهنگ شده باشد.لمس اثر انگشت مستقیماً با دمای بدن ما در ارتباط است. همچنین دستگاه‌های INDOOR در مقابل شرایط جوی و عواملی همانند بارندگی و اشعه نور خورشید مقاوم نیستند. اصلاً آن‌ها را در فضاهای بیرونی شرکت نمی‌توان نصب نمود.
سخن پایانی
با طی‌کردن مراحلی که در آموزش نصب دستگاه حضور و غیاب گفته‌ایم عملیات نصب و راه‌اندازی یک سیستم حضور و غیاب به‌صورت کامل انجام خواهد گرفت و دستگاه بلافاصله در سازمان‌ها و ادارات مورداستفاده قرار می‌گیرد. ما در این مقاله سعی کرده‌ایم به‌صورت کامل شما را با نصب دستگاه‌های حضور و غیاب آشنا نماییم. البته بعضی از نکات به‌صورت تجربی ممکن است در طی کار به دست بیاید. بنابراین ما اطلاعات کافی و ضروری و توضیحات کامل در زمینه نصب این نوع دستگاه‌ها را به شما داده‌ایم. حتماً سؤالات و مشکلاتتان را با همکاران ما مطرح نمایید. و اگر در زمینه نصب انواع دستگاه حضور و غیاب فراتکنو سؤال یا مشکلی دارید آن را با ما مطرح نمایید.
