اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری

سامانه اتوماسیون اداری نیازمند ابزارهایی همانند تجهیزات شبکه، دستگاه حضور و غیاب و … است که به منظور جابجایی و ثبت اطلاعات، آمارها و دستورات به‌طور خودکار و آسان مورد استفاده قرار می‌گیرند.

صرفه‌جویی در هزینه با دستگاه حضور و غیاب

به‌خصوص دستگاه حضور و غیاب که هزینه‌های سالانه‌ی سازمان‌ها را کاهش داده و موجب جلوگیری از اتلاف سرمایه می‌گردد، یکی از واجبات اتوماسیون اداری است. چراکه با استفاده از این دستگاه‌ها، اطلاعات حقیقی حضور و غیاب و مدت‌زمان حضور کارکنان در محل کار، محاسبه می‌شود. حقوق و اضافه‌کاری پرسنل نیز برمبنای همین اطلاعات دقیق و در ازای کارکرد حقیقی آن‌ها پرداخت می‌گردد. دستگاه‌های حضور و غیاب در انواع مختلفی از جمله کارتی، رمزی، چشمی، اثر انگشتی و تشخیص چهره‌ای موجود هستند. توصیه می‌شود در جهت به صفر رساندن احتمال خطا و تقلب، از دستگاه‌های اثرانگشتی، چشمی یا تشخیص چهره‌ای استفاده گردد. زیرا این دستگاه‌ها با استفاده از مشخصات بیولوژیکی فرد هویت او را احراز می‌کنند. همانطور که می‌دانید این ویژگی‌ها در هر انسانی منحصر به فرد بوده و مختص یک شخص است

با این حساب امکان ورود یا خروج زدن یک کارمند به‌جای همکارش به کلی متفی می‌شود. درصورتی که در دستگاه حضور و غیاب کارتی یا رمزی چنین امکانی وجود ندارد و احتمال تقلب بالاست. برای راه‌اندازی سیستم اتوماسیون نیز ابتدا هر یک از پرسنل با کمک اپراتور به دستگاه معرفی می‌شوند. سپس اپراتور اطلاعات داده شده را در حافظه‌ی‌ این دستگاه ذخیره می‌کند. ازین پس هر وقت که کارکنان ساعت تردد خود را ثبت می‌کنند، اطلاعات ورودی با اطلاعات ذخیره شده‌ی پیشین مقایسه شده و هویت کارمند احراز می‌شود.